Müzakerede Soru Sormak: Masada Konuşan Değil Soran Kazanıyor
Müzakere masasında en çok konuşan tarafın süreci yönettiğine dair yaygın bir inanış var. Oysa yıllardır satınalma ekipleriyle çalışırken gözlemliyoruz ki ipleri elinde tutan taraf çoğu zaman en iyi anlatan değil en doğru soruları soran taraf oluyor. Müzakerede soru sormak bu yüzden bize göre bir iletişim inceliği değil doğrudan bir strateji aracı.
Bu yazıda soruların müzakeredeki rolünü, doğru soranların neler kazandığını ve sormayanların farkında bile olmadan nelerden vazgeçtiğini ele alıyoruz.
Müzakerede Soru Sormak Neden Güç Dengesini Değiştiriyor?
Müzakere temelde bir bilgi alışverişi. Masaya oturan iki taraf da karşısındakinin sınırlarını, önceliklerini ve alternatiflerini merak ediyor. Konuşan taraf bilgi veriyor, soran taraf bilgi topluyor. Bu kadar yalın bir denklemin sahada bu kadar sık unutulması bize hep ilginç geliyor.
Deneyimli satınalmacıların masada belirgin biçimde daha az konuştuğunu gözlemliyoruz. Sordukları sorular ise o an akla gelivermiş sorular değil. Hazırlık aşamasında tedarikçinin durumunu, pazarın gidişatını ve kendi şirketinin önceliklerini çalışmış bir satınalmacının soruları, karşı tarafın anlattıklarındaki boşlukları tek tek görünür kılıyor.
Bir sorunun etkisi çoğu zaman içeriğinden çok zamanlamasında saklı görünüyor. Görüşmenin başında sorulan geniş bir soru karşı tarafı rahatlatırken aynı sorunun pazarlığın ortasında sorulması savunma refleksi doğurabiliyor. Bu dengeyi hissetmek ise ancak deneyimle ve bilinçli bir hazırlıkla gelişiyor. Eğitimlerimizde katılımcıların en çok bu noktada zorlandığını, soruyu bildikleri halde ne zaman soracaklarını kestiremediklerini görüyoruz.
Müzakerede konuşan taraf bilgi verir, soran taraf bilgi toplar. Masadan kalkarken hangi tarafta olduğunuzu sorularınız belirliyor.
Doğru Soruyu Soranlar Ne Kazanıyor?
Bir dayanıklı tüketim üreticisinin satınalma ekibiyle çalışırken tanık olduğumuz bir sahne bunu güzel özetliyor. Ekip, yıllık sözleşme görüşmesinde fiyat pazarlığına girmeden önce tedarikçiye kapasite kullanımını ve sezon dışı dönemlerdeki doluluk oranını sordu. Cevap, tedarikçinin ilk çeyrekte ciddi bir atıl kapasiteyle çalıştığını ortaya koydu. Ekip bu bilgiyle fiyatı hiç zorlamadan termin esnekliği ve erken üretim opsiyonu kazandı. O esneklik yıl sonunda kayda değer bir stok ve depolama avantajına dönüştü.
Benzer örnekleri farklı sektörlerde de görüyoruz. Tedarikçiye kendi durumunu anlatma alanı açan sorular, çoğu zaman pazarlık baskısıyla elde edilemeyecek bilgileri gönüllü olarak masaya getiriyor. Karşı taraf kendini dinlenmiş hissettiğinde ilişkinin tonu da değişiyor.
Müzakerede en değerli bilgiler baskıyla değil doğru zamanda sorulan doğru soruyla ortaya çıkıyor.
Sormayanlar Neyi Kaybediyor?
Madalyonun diğer yüzü daha az konuşuluyor. Elindeki sunumu bitirmeye odaklanan, karşı tarafı dinlemek yerine sıradaki maddeye geçen ekiplerin masadan eksik bilgiyle kalktığını sık sık görüyoruz. Bir enerji şirketinin sözleşme yenileme müzakeresinde yaşananlar bunun tipik bir örneği. Ekip fiyat artışını sınırlamaya o kadar odaklanmıştı ki tedarikçinin hizmet kapsamını sessizce daralttığını fark eden olmadı. Çünkü kimse kapsamı sormamıştı. Fark edildiğinde sözleşme çoktan imzalanmıştı ve dışarıda kalan hizmetlerin faturası ayrıca geldi.
Sorulmayan bir soru görünmez bir maliyet kalemi gibi çalışıyor. Bütçede satırı yok ama etkisi yıl boyunca hissediliyor. Üstelik bu kayıplar raporlara hiçbir zaman sorulmayan soru olarak yansımıyor, kötü şans ya da zor tedarikçi olarak anılıyor.
Benzer bir durumu iç müşterilerle olan ilişkilerde de gözlemliyoruz. Talep sahibine ihtiyacın arkasındaki gerçek beklentiyi sormayan satınalmacı, tedarikçiyle mükemmel bir anlaşma yapsa bile şirket içinde hayal kırıklığı yaratabiliyor. Soru sormak yalnızca masanın karşısındakine değil kendi kurumuna dönük de bir merak gerektiriyor gibi görünüyor.
Sorular Masada Değil Hazırlıkta Doğuyor
İyi soruların doğaçlama gelmediğini düşünüyoruz. Tedarikçiyle geçmiş görüşmelerin notları, önceki tekliflerin seyri ve kategori verileri bir arada görülebildiğinde sorulacak sorular kendiliğinden şekilleniyor. Ekiplerin bu hazırlığı dağınık dosyalar yerine tek bir yerde yürütmesi belirgin fark yaratıyor. Prucox Müzakere modülü gibi araçların bu disiplini kolaylaştırdığını gözlemliyoruz çünkü müzakere geçmişi kayıt altında olunca masaya taşınacak sorular da netleşiyor.
Sonuçta soru sormak bir karakter özelliği değil geliştirilebilir bir beceri gibi görünüyor. Hazırlığını yapan, dinlemeyi bilen ve doğru anda susmayı göze alan satınalmacıların masada her geçen yıl daha görünür olduğunu söyleyebiliriz.
Eğitim Önerileri
Müzakerede soru sorma becerisini ve müzakere sürecinin bütününü derinlemesine ele aldığımız SA 204 Müzakerelere Bütünsel Bakış eğitimine Zoom üzerinden canlı katılabilirsiniz. Ekibinizle birlikte ilerlemek isterseniz kurumsal eğitim formatını, kendi hızınızda çalışmayı tercih ederseniz çevrim içi eğitim seçeneğini değerlendirebilirsiniz.
