Müzakere Masada Değil, Hazırlıkta Kazanılıyor
Maalesef pek çok şirkette müzakere “atıp tutarak yürür” anlayışı hâlâ baskın. Bu şekilde düşünen satınalma ekipleri “biz tedarikçimizi tanıyoruz, geçen yıl da pazarlık yaptık, ezbere biliyoruz” diyerek toplantıya 15 dakika kala bir araya gelip, kim ne söyleyecek bile karar vermeden masaya otururken müzakerelere profesyonel yaklaşanlar ise bazen haftalarca hazırlanıyor, verileri topluyor, alternatifleri inceliyor, kim hangi konuda konuşacak belirli, terk noktası, sorular, bütün ihtimaller konuşulmuş. Hangisinin masaya daha güvenle oturacağını söylemeye gerek yok.
Bir müzakere bittiğinde “ne kadar iyi pazarlık ettik” diyenler, çoğunlukla iyi pazarlık edenler değil, iyi hazırlananlar.
Peki, müzakereye nasıl hazırlanıyoruz? İyi bir hazırlık için şu alanlarda çalışmakta fayda var.
Önce Kafamızı Toparlayalım: Psikolojik Hazırlık
Bir önceki yazımızda müzakere ve psikoloji konusuna girmiştik. Müzakereye giderken karşı tarafın motivasyon ve davranış profilini tahmin etmek ve kendi psikolojimizi de hazırlamak. Sıkışınca ne yapıyorum, sessizliğe ne kadar dayanabiliyorum, “evet” demek için bana ne kadar baskı yetiyor? Bunları masada değil, masaya gelmeden günler önce kendimle konuşarak öğreniyorum. Sakin, kontrollü, karşısındakini ve kendini bilen bir müzakereci masada bambaşka bir oyuncuya dönüşüyor.
Kim Kime Muhtaç? Güç Dengesini Anlamak
Müzakerenin temel sorusu şu: bu işten kazanmak benim için mi, yoksa karşı taraf için mi daha kritik? Cevap çoğu zaman “ikimiz için de eşit” değil, biri için diğerinden daha çok. Pazarın yapısı, alternatif tedarikçi sayısı, karşı tarafın siparişe ne kadar ihtiyacı olduğu, bizim için işin stratejik önemi… Bunları masada değil, ofiste hesaplıyoruz. Pazarlık sırasında “biz onlara muhtaç değiliz” havasını yaratmak yetmiyor, gerçekten o havayı taşıyacak kadar güçlü olmamız gerekiyor, ya da en azından alternatiflerimizi cebimizde gizli tutmamız.
Hangi Tarzla Gidiyoruz? Müzakere Stratejisi
Her müzakereye aynı sertlikle veya aynı yumuşaklıkla gitmek anlamsız. Bazı tedarikçilerle uzun yıllar birlikte çalışıyoruz, ilişkimiz kıymetli, bazı tedarikçilerle tek seferlik bir ilişkimiz var, sadece maddi sonuç önemli. Bu iki durumda da aynı tarzı kullanmak elbette çok anlamlı olmayacak. Müzakere literatürü bu seçimleri kolaylaştıran Lewicki-Hiam matrisi gibi çerçeveler sunuyor, bunları nasıl kullanabileceğimizi de iyi öğrenmemiz gerekir.
Müzakere Ekip İşidir
Stratejiyi belirledikten sonra ekibi kuruyoruz. Müzakerenin başkomutanı kim? Hangi konuda kim konuşacak, kim arka planda hesap yapacak, kim hukuki nüansları takip edecek? Doğru ekip hem masada söz alacak doğru kişileri hem de gerektiğinde hızla danışılacak destek hattını içeriyor. Bir de ortam: pazarlığı bizim ofiste mi yapacağız, onların binasında mı, tarafsız bir yerde mi? Bu seçimin bile masadaki dengeye etkisi az değil.
Konu Listesi ve Sıralama: Önce Neyi Açıyoruz?
Müzakerede konuşulacak her şeyin önceden bir listesi olmalı. Fiyat, vade, teknik şartlar, servis seviyeleri, cezai şartlar, fesih hakları, ödeme şekli, teslim süreleri… Her birinin bizim için ne kadar önemli olduğunu, karşı taraf için ne kadar önemli olduğunu önceden değerlendirmek ve hangi konuyu önce, hangi konuyu sonra masaya getireceğimiz, müzakerenin akışını baştan belirliyor.
Soru Bankası Hazır mı?
Müzakereye sadece konuşmak için gitmiyoruz, dinlemek için de gidiyoruz. Hatta belki daha çok dinlemek için. Karşı tarafın gerçek ihtiyacını, sınırlarını, zayıf noktalarını öğrenmenin en güzel yolu doğru sorular sormak. İki tip soruya birden hazır olmak gerekiyor: bilgi toplamaya yönelik teknik sorular (“kapasiteniz ne kadar?”, “referanslarınız kim?”, “geçmiş performansınız ne durumda?”) ve karşı tarafı sınamaya yönelik stratejik sorular (“şu konuda esneklik gösterebilir misiniz?”, “rakibinizin teklifinden farkınız ne?”). Soruların sırası, tonu, hangi cevaba göre nasıl tepki vereceğimiz — hepsi masaya gelmeden hazır olmalı.
Rakamlardan Kaçış Yok: BATNA ve ZOPA
Hazırlığın en somut, en somut olduğu kadar da en çok atlanan parçası rakamlar. Pek çok satınalmacı “fiyat şu, biz buraya kadar ineriz” anlayışıyla pazarlığa giriyor, oysa müzakere literatüründe bu işin iki temel kavramı var: BATNA ve ZOPA.
BATNA, “Best Alternative to a Negotiated Agreement” kelimelerinin kısaltması yani anlaşma olmazsa elinizde kalan en iyi alternatifin değeri. Müzakereye girerken BATNA’mız net değilse, masadan ne zaman kalkacağımızı da bilemiyoruz. Karşı taraf da BATNA’mızı sezdiği an, biz buna uyumlu davranmak zorunda kalıyoruz. Aynı şekilde, karşı tarafın BATNA’sını tahmin etmek de bizim elimizi güçlendiriyor.
ZOPA, “Zone of Possible Agreement” yani anlaşma yapılabilir bölge. Bizim “buradan aşağıya inmem” dediğimiz nokta ile karşı tarafın “buradan yukarıya çıkmam” dediği nokta arasında bir kesişim varsa anlaşma mümkün. Yoksa, ne kadar uzun pazarlık yaparsak yapalım bir sonuç çıkmıyor — sadece zaman ve enerji harcıyoruz. Hazırlıklı bir müzakereci ZOPA’nın olup olmadığını masada değil, masaya gelmeden tahmin etmiş oluyor.
Buna ek olarak başlangıç teklifi, hedef seviye, terk noktası, karşı tarafın muhtemel pozisyonları… Hepsinin rakamı önceden çalışılmış olmalı. Müzakere sırasında “bu rakam ne kadar olabilir acaba” diye akıldan hesap yapan müzakereci, çoğu zaman geç kalıyor.
İyi bir hazırlık zaman alıyor. Ama bu zamanı vermeyenlerin masada kaybettiği değer, hazırlığa ayrılması gereken zamandan çoğu zaman kat kat fazla. Bir de şu var: hazırlıklı müzakereciye karşı taraf saygıyla bakıyor, hazırlıksıza ise sabırsızlıkla. Aynı insan, aynı argümanlar, çok farklı sonuçlar.
Müzakereye hazırlıksız gitmek, ödevi yapmadan sınava girmek gibi. Bazen şansınız yaver gidiyor, ama o şansı çok sık denemek istemezsiniz. Çünkü pazarlığın kazanıldığı an gerçekten masada değil, ondan haftalarca önceki masada.