Satınalma bölümünde çalışmaya başladığı ilk günü getirmeye çalıştı gözünün önüne. Uzun zaman önceydi, ve üzerine çok şey yaşanmıştı, tam hatırlayamadı. Belki iş bulmanın mutluluğunu yaşayan bir yeni mezun, belki de başka bölümlerde bir süre çalıştıktan sonra satınalmaya geçmesine karar verilen daha tecrübeli bir çalışandı.
Çocukken “büyüyünce satınalmacı olucam ben” falan demediğinden emindi.
Ama kader ağlarını örmüş, ona bu ilginç geleceği bahşetmişti.
Nereye Düştüm Ben?
Satınalmanın imajı pek de iyi değildi şirketinin içerisinde. Şakayla karışık “satın almama” ya da “sakın alma” gibi iğnelemeler yapıyorlardı, sanki o keyfine işleri aksatıyormuş, ayak diriyormuş gibi.
Nereye düştüğüne kendisi de şaşırmıştı. En iyi tedarikçiyi seçse pahalı diye eleştiriliyor, biraz ucuzuna kaçsa bulduğu tedarikçiye burun kıvırılıyordu. Son dakikada haberi olsa da gecikmelerden de o sorumlu oluyordu. İçeriğinde doğru düzgün tanım olmayan satınalma talepleri onu şaşkınlık içinde bırakıyordu. İşin en kötüsü de yaptığı işin çok kolay olduğunu, bulunduğu pozisyona kimi koysalar işi onun kadar yapabileceğini düşünmeleriydi. “Satınalmaya neden önem vermiyorlar?” sorusu kafasının içinde yankılanıp duruyordu. Bütün gününü ne şirketine, ne de kendi kariyerine katkı sağlayan kısır çekişmelerle ve bitmeyen işlerle geçirmesi makus talihi miydi?
Bir Şeyler Yapmak Lazım Ama?
Bir süre “satınalmanın önemini tüm dünyaya duyurma” derneklerinde çalıştı, etkinliklerine katıldı. Dünyada ve üst düzey şirketlerde satınalmaya ne kadar önem verildiğini, aklı başına gelip doğru satınalma yapan şirket yöneticilerinin karşılığını fazlasıyla nasıl aldığını anlatmaya çalıştı. Oysa bu dernekler kendini göstermek, eğitim verip üç beş kuruş ek gelir elde etmek isteyen kişilerin yuvasına dönmüştü. Üstelik anlatılanlar şirket yöneticilerinin ve iç müşterilerin bir kulaklarından girip diğerinden çıkıyordu. Gerek satınalmayla ilgili alt yapılarının yetersiz oluşu, gerek geçmişte yaşadıkları tecrübeler doğru bildikleri yanlışlara devam etmelerine neden oluyordu. Oysa o işlerin karmaşa içinde yürümesine gerek olmadığına, çok daha fazla katkı verebileceğine, tüm şirketin başarısını etkileyen satınalmanın gerçekte belki de en önemli birimlerden biri olduğuna inanıyordu, hatta biliyordu.
Bir süre bu çaresizlik içinde yuvarlandıktan sonra kişiye kendisinden başka kimsenin faydası olmadığını anladı. İş başa düşmüştü. Ne yapıp edip bu kısır döngüden çıkması gerekiyordu.
Önce Sistem Kursak?
İşe süreçlerle başlamaya karar verdi. Satınalma süreci, şartname hazırlama, talep, onay mekanizmaları, teklif toplama ve değerlendirme, sözleşme yönetme, teslim alma yöntemleri nasıl olmalı öğrendi. Bu işi dünya çapında yapan şirketlerin ve kariyerinde yükselmiş satınalmacıların nasıl sistemler tasarladıklarını bizzat kendilerinden dinledi. Daha az karmaşa yaşanmasını sağlayacak, işe yarar sonuçlar elde etmek için daha fazla zaman kazandıracak yeni süreci oluşturdu.
Farklı Bir Dil Kullanmak
Ancak bir sorun vardı, üst yönetim yeni sürecin ne işe yarayacağını, ne fark yaratacağını pek anlamıyor, aksaklıklar yaşanmasından endişe ediyordu. Ne kadar anlatırsa anlatsın üst yönetimle aynı dili konuşmadığı için anlaşılamadığını fark etti. Finansal dili öğrenerek onların dilinden konuşmaya karar verdi. Finansal bilgilere hakim oldukça ve analizleri yapmaya başladıkça üst yönetimin önceliklerini kendisinin de tam anlamamış olduğunu, hedeflerini ve önceliklerini doğru belirlemediğini gördü. Hemen yeni öncelikler ve hedefler belirledi, stratejilerini oluşturdu. Stratejilerin en azından bir kısmını gerçekleştirerek şirkete katkı sağlaması üst yönetim desteğini alması açısından önemliydi.
İlişkiler De Önemliymiş
Planlarını hayata geçirmek için tedarikçilerinin kapısını çaldığında bir başka sorunla yüzleşti. Yıllarca sert pazarlıklarla imanını gevrettiği, mesafeli durduğu tedarikçiler iş birliğine yanaşmıyordu. Satınalmada çalışmaya başladığından beri kendisine öğretilen, tecrübeli büyüklerinden gördüğü tedarikçi yaklaşımları doğru değil miydi? Demek ki değildi.
Tedarikçi ilişki yönetimi ve işbirlikçi müzakere konularında ilerlemesi biraz zaman aldı. Çünkü firmalar arası güven sadece satınalmacının ne kadar samimi ve iyi niyetli olduğuyla değil, nasıl bir sistem kullanıldığıyla ilgiliydi. Tedarikçi ilişkilerini belirli bir düzene sokmayı başardığında artık başarı için önünde duran engellerin sonuncusunu da ortadan kaldırmış oldu. Tedarikçiler karşı taraf olmaktan çıkıp onun iş ortakları, sonsuz bilgi ve proje kaynakları haline geldiler.
Açılın Ben Satınalmacıyım
Stratejileri yavaş yavaş hayata geçip tasarruf ve değer hedefleri gerçekleşmeye başladığında üst yönetimin hem ilgisinin hem de desteğinin artmaya başladığını gördü. Süreci artık oturmuş, satınalma raporları tüm şirket tarafından takip edilir olmuştu. Artık satınalma sorun çıkaran değil, sorun çözen bir birim olarak görülüyordu. Bir şeyler ters gittiğinde, “bu işi ancak satınalma çözer” diyen iç müşteriler ona koşuyorlardı. O da “açılın, ben satınalmacıyım” diyerek konuya dahil oluyor, beklentileri fazlasıyla karşılıyordu.
Kariyerinde belli bir noktaya gelip geriye baktığında kendisine daha uygun başka bir meslek olmadığını düşündü. Tırnaklarıyla kazıyarak bir noktaya gelmiş, yolculuk boyunca çok eğlenmiş, hem kendisini hem de çevresindekileri inanılmaz geliştirmişti.
*Yaşanmış bir hikayeden esinlenilmiştir