Satınalma Café sohbetlerimizin ilkinde Fazer Group CPO’su Bengt Erlandsson ile birlikteydik. Bengt daha önce Carlsberg ve IKEA gibi şirketlerde de CPO görevlerinde bulunmuştu. Çalıştığı şirketlerin tamamında satınalmaya bakışı, satınalma çalışma anlayışını değiştiren ve elde etmesi zor başarılara ulaşan Bengt Erlandsson’a başarılarının arkasındaki prensipleri, şirket içi ve dışı dinamikleri nasıl kullandığını sorduk. Canlı yayınlanan etkinliğimizde değinilen konuları sizler için özetledik.
Yüksek ve Zorlu Hedeflerle Başlamak Önemli
Eğer yüksek hedefler koymazsanız her zaman küçük küçük bir şeyler kazanabilirsiniz, ama büyük hedefler koyarsanız o zaman ekibinizle sıra dışı düşünmeye başlarsınız. Önce ulaşılabilir ama zorlu hedefler koyun, daha sonra nasıl ulaşacağınızı bulmaya çalışın. Elbette imkansız bir hedef de koymamanız gerekir, çünkü ulaşamazsanız bu sefer ekip ruhuna ve iç müşterilerinizin size olan güvenine zarar verebilirsiniz.
Rekabette avantajlı olmak için satınalmanın elbette kalite, teslim zamanı gibi temel beklentileri karşılaması gerekir ancak fiyat rekabetinde başarı maliyetleri azaltarak gelir. Bir şirkete başladığımda ilk olarak buna odaklanırım. Bu sizin yakıtınızdır. Elbette sadece tasarruf alanında değil, başka konularda da şirkete rekabet avantajı yaratmaya odaklanırım. Sonuç almaya, beklentilerin üzerine çıkmaya başladığınızda hareket esnekliği kazanırsınız. Size bakış açısı değiştikçe daha fazla destek alırsınız. İlk günden strateji yapmak yerine, önce şirketin ihtiyaçlarına odaklanıp, daha sonra paralel olarak strateji ve diğer konulara odaklanmak doğru olur.
Üst Yönetimin İlgisini Çekmelisiniz
Yüksek hedefler koymak üst yönetimin ilgisini çekmek için oldukça etkili bir yöntem. Tanıdığım tüm üst yöneticiler sonuçlara odaklanırlar. Her zaman söz verdiğinizden daha fazla elde etmeniz önemli. Görünür olmanız, kendinizi gösterebilmeniz çok önemli.
Yönetimin dilini kullanmanız ve elde ettiklerinizin onlara ne getirdiğini gösterebilmeniz önemli. Örnek verirsek, CFO nakit akışı iyileştirmesini bilir, ödeme vadelerinden bahsettiğinizde bunun tablolarda yeri yoktur. Aynısını örneğin pazarlama konusunda innovasyon alanında da söyleyebiliriz. Tasarrufların şirket tablolarına nasıl etki ettiğini gösterebilmeliyiz.
Üst yönetimin olduğu forumlarda bulunabilmek, buralarda sunum yapabilmek de çok önemli. Bu konuda fırsatları değerlendirebilmek gerekir. Üst yönetimde ne yaptığınızı, kattığınız değeri anlayan, ve belki onaylayan bir sponsorunuzun olması çok yardımcı olur. Kendi başınıza bir yere kadar başarılı olursunuz. Üst yönetimi arkanıza alırsanız daha büyük başarılara imza atarsınız.
Satınalma Ekibinizde Farklı Yetkinlikler Olsun
İnsanların çoğunluğu zorlu başarılar elde etmeyi severler. Ekip içerisinde yarışmacı bir ortam yaratmak önemli. Yaptığımız şey eğlenceli olmalı, eğlence olmazsa başarı gelmez. Başarıların da takdir edilmesi, anons edilmesi motive eder. Çalışanların başarılarının üst yönetime anlatılması önemlidir. Ödül ve baskıyı dengeli kullanmak ve sürekli takip etmek gerek.
Ekipte farklılık olması, farklı tiplerde insanlar olması her zaman iyidir. Tecrübe paylaşarak büyür, saygı çerçevesinde insanlar tecrübelerini paylaşarak birbirlerini geliştirir. Hepimizin aynı olmaması aynı zamanda eğlencelidir, aksi olsa çalışma hayatı zor ve sıkıcı olurdu. Tecrübeleriyle birbirini zorlayan farklı kişilerin bulunduğu bir ekibin olması iyidir. Ayrıca kimi insan teknik, kimi ise ticari konularda daha başarılıdır. Bir ülke daha az konuşurken başkası sıcak kanlıdır. Ekipte kadın erkek olarak başlamak üzere farklılaştırma yapmak çok önemlidir.
İç Müşteriler Aynı Zamanda Önemli Birer Kaynağınız
Değişime direnç her zaman vardır. Her yerde, hatta satınalmanın içinde de vardır. Şu anki durum bizim için iyi, çünkü şu anki durumu iyi biliyoruz, değiştirirsek daha çok iş çıkarırız mantığı vardır. Ama iç müşteriler sizin kaynağınızdır ve yapacağınız iyileştirmelerde, özellikle büyük sonuçlar elde etmek istediğimizde onlara ihtiyacınız vardır. Eğer iç müşteri sizin projenizdeki faydayı göremezse istediklerinizi yapması, sizi takip etmesi mümkün olmaz. Bu yüzden her projenizde iç müşteri açısından bir kazanç etiketi olması gerekir. Eğer sözü edilen kazanç önemli bir kazançsa o zaman iş birliği kolaydır. Bunu yaptığınızda hayatınız çok daha kolay olur.
Ben iç müşterilerimi arkama almayı genellikle başardım. Başarıyı bir kişi gerçekleştirmiyor, bu nedenle ben hedeflerime ulaştığım sürece bunu kendimi değil, onları ön plana çıkararak, onları parlatarak yaptım.
Servis standartlarını iç müşterilerinizle karşılıklı görüşerek, onların beklentilerini ve ihtiyaçlarını anlayarak belirlemeniz gerekir. Aynı zamanda kalite, teslimat gibi konularda satınalma performansıyla ilgili geçmiş veriye bakıp bu konuda kendinizi derleyip toparlamanız da önemlidir. Hem projelerinizden kazanç elde edip, hem de hizmet performansınızı artıracağınızın sözünü vermelisiniz.
Ölçmediğinizi de iyileştiremezsiniz, bu nedenle her konuda veriyi toplayabilmeniz gerekir. Gerçek veriyle oluşturacağınız şeffaflık size olan güveni ve kredibilitenizi artırır. Kimsenin tablolarında görünmeyen tasarrufları başarı gibi anlatmak ise kredibilitenizi düşürür.
Tedarikçi İlişkilerinde Güven ve Şeffaflık
Tedarikçilerinize iyi davranmalısınız. Güvene dayalı iyi ilişkiler kurmalısınız. Eğer tedarikçilerinizi kandırırsanız onlar da sizi kandırır. Bu da uzun vadede işe yaramaz. Tedarikçilerle rekabet etmiyoruz. Çalıştığımız tedarikçiler işlerinde çok çok iyi olmalılar, işlerini devam ettirmeleri için güçlü olmalılar. Eğer tedarikçiler iyi ve güçlü olursa, sürekli iyileştirmeler yapabilirlerse ortaya çıkan verimlilik ve maliyetle ilgili kazançları paylaşabiliriz. Bu şekilde biz onlara, onlar bize kazançlar sağlayabiliriz. Ama birbirimizi aldatmaya başlarsak iş yürümez.
Şeffaf olmak önemli, daha iyisini yapamazsanız işi başkasına veririz demek de şeffaflıktır, burada bir sorun görmüyorum. Ama burada önemli olan sert olmak değil, net olmaktır. Eğer ne beklediğinizi söylemezseniz insanlar tahmin etmek zorunda kalır. Ne istiyorsanız onu söyleyin, ima etmeyin.
Tedarikçileri seçerken ve değerlendirirken ben her konuda olduğu gibi veri ve gerçeklere inanırım. Ama bazen şirketlerde olan değişiklikler, yeni yönetimler gibi nedenlerle geçmiş veri geleceği temsil etmeyebilir. Bu nedenle verinin yanında kişisel hissiyatımızı da kullanabiliriz. Sonuçta bu güven işi, ve her şey bir araya gelip sizi o tedarikçi ile çalışmaya ikna ediyor olmalıdır. Tedarikçinin sahip olduğu imkanları ve yetkinlikleri içinde bulunduğunuz şartlar ve geçmiş tecrübelerinize göre değerlendirebilmeniz gerekir.
Sonuç olarak eğlenmeniz gerekir. Ekibinizde kazanma yaklaşımı, yapabiliriz düşünce yapısını yerleştirmeniz gerekir. Hiçbir şey imkansız değildir. Çok çılgın fikirler ortaya çıkabilir, bu fikirleri denemek, test etmek gerekir. Biz belki fikirleri öldürmekte biraz aceleci davranıyoruz. Mümkün olduğunca daha fazla fikri getirip sonra önceliklendirme ve eleme yapabilirsiniz. Bence çok az çılgın fikir üretiyoruz.