Önce şunu belirtmekte fayda var, “her şeyi çok iyi bilmek” hastalığı aslında satınalmacılarda değil, özellikle ülkemizde ve tüm profesyonellerde çok yaygın görülüyor. Ancak, bu yazıda sadece satınalma alanında bu hastalıktan biraz olsun sıyrılmanın faydalarına değineceğiz. RFP (Request for Proposal), yani öneri talebi, satınalma literatüründe çok önemli bir yeri olmasına karşın şirketlerin satınalma yaparken çok az kullandıkları bir yöntem. Pek çok şirket RFP’yi daha önce spesifikasyonu belli olmayan bir alımın özelliklerini belirlemeden önce tedarikçilerin de görüşünü almak için kullanıyor. Bu alımlar çoğunlukla projeler, hizmet alımları ve benzeri tek seferlik alımlar, ancak üst düzey şirketler sürekli alım yaptıkları kategorilerde dahi belli aralıklarla RFP’yi kullanıyorlar. Satınalmacılar iç müşterilerinin yeni bir mal ya da hizmetle ilgili satınalma talebi yaratacaklarını öğrenir öğrenmez tedarikçilerine RFP gönderiyorlar. Bunun yapılabilmesi için satınalma bölümünün olaya erken dahil edilmesi gerekli, aksi durumda RFP için yeterli zaman kalmayabiliyor. Satınalma literatüründe bu konu “early involvement” şeklinde geçiyor.
Neden RFP?
RFP, tedarikçiye “sizce bu iş en etkin ve düşük maliyetle nasıl yapılır” demenin resmi bir yolu. Peki, neye ihtiyaç duyduğunu çok iyi bilen bir şirket, neden tedarikçisine böyle bir soru yöneltsin? Cevap çok basit. Kabul etsek de etmesek de, tedarikçiler yaptıkları işi bizden çok daha iyi bilirler ve kendi alanlarında teknolojik ve ticari gelişmeleri de bize göre daha yakından takip ediyorlar. Bu nedenle alacağımız mal ya da hizmetle ilgili spesifikasyonu oluşturmadan önce tedarikçilerin görüşünün alınması satınalmacılar için çok yerinde bir uygulama.
Fonksiyonel Tanımlamalar
Bir inşaat yaptıracağımız zaman kullanılacak betonun cinsini, içine koyulacak demirin özelliğini belirteceğimize, taşıyacağı yükü ve diğer özellikleri tedarikçiye verebiliriz. Ya da bir açık hava etkinliği düzenleneceğinde kullanılacak ses, görüntü ve ışık sistemlerinin teknik özelliklerini kendimiz belirlemek yerine, etkinlik alanını ve almak istediğimiz performansı belirleyerek tedarikçilere önerecekleri sistemlerin neler olabileceğini sorabiliriz. Ambar veya taşıma işçiliğiyle ilgili adam/saat ve forklift sayısı belirlemek yerine ne kadar sürede ne kadar yük taşınacağını belirtebiliriz. Yani, tedarikçiye fonksiyonel spesifikasyon (functional spec) verebiliriz.
En Uygun Çözüm
Bu ve benzeri alımlarda, farklı tedarikçilerin RFP’ye yanıt olarak gönderdikleri tüm çözüm önerilerini önümüze koyup aklımıza yatan birini seçebilir, ya da birkaç önerinin birleşiminden yeni bir çözüm yaratabiliriz. RFP değerlendirme sürecinde tedarikçilerle iç müşterileri sık sık bir araya getirmekte de çok fayda görüyoruz. Hatta, tedarikçilerin çözüm önerileri birbirlerinden farklı ise (ki genellikle böyle olur), bu farklılıkları tedarikçilerle tartışıp en doğru çözümü seçebiliriz.
RFP değerlendirmesinden sonra artık tek bir spesifikasyon hazırlayıp ihaleye çıkmak çok kolay. Artık tüm tedarikçiler elma-elma karşılaştırması yapacak şekilde benzer teklifler gönderecekler, ve bize birim fiyatları vs incelemek kalacak. Şunu unutmayalım, satınalma bir destek fonksiyonudur. Bir muhasebeci, insan kaynakları profesyoneli, nasıl farklı şirketlerde çalışabiliyorsa, satınalmacı da farklı sektörlerde bilgisini kullanabilir. Çünkü, bir satınalma profesyonelinin en önemli özelliği aldığı mal ya da hizmeti iyi bilmek değil, çevresinde bulunan tüm bilgiyi kullanarak ticari avantaj yaratabilmektir.