P2P, yani Purchase To Pay terimi bir mal ya da hizmetin satın alınma kararı verildikten ödeme yapılmasına kadar yapılan işlemlerin oluşturduğu operasyonel satınalma sürecini tanımlar. Bu aşamaları özetle şu şekilde sıralayabiliriz:
- İhtiyacın belirlenmesi ve onaylanması
- Spesifikasyonun hazırlanması
- Satınalma talebinin oluşturulması ve onaylanması
- Seçilen tedarikçiye sipariş hazırlanması ve onaylanması
- Mal ya da hizmetin gerekli kontroller sonucunda teslim alınması
- Ödeme dökümanlarının kabulü ve kaydedilmesi
- Ödeme yapılması
Satınalma süreçleri zaman içerisinde oldukça gelişme kaydetmekle birlikte, en çok kurala sahip olup, en az uyan ülkelerden biri olarak hala süreç tabanlı yönetimin aslında ne kadar önemli olduğunu ve performansımıza ne kadar çok fayda sağlayacağını kavramış görünmüyoruz. Burada eksik ya da hatalı, vur deyince öldüren, kısacası yanlış tasarlanmış süreçlerin de etkisi büyük. Bir satınalma sürecinin nasıl tasarlanması gerektiği başlı başına bir eğitim konusu elbette, ve bunu bir yazıyla anlatmamız mümkün değil. Ancak, eğitimlerimiz sırasında katılımcıların kendi süreçlerinden verdikleri örneklerle tespit ettiğimiz önemli bir soruna değinmek istiyoruz: Güçlerin Ayrımı Prensibi. Normal şartlarda alınacak mal ya da hizmeti tanımlayan, tedarikçiyi seçen, mal ya da hizmeti teslim alan ve ödemeleri yapan birimlerin farklı olmalarını, ancak sürekli iletişim içerisinde bulunmalarını bekleriz. Eğer bu ayrımı yapmazsak alımlarımızı manipülasyon ve yolsuzluklara açık hale getiririz. Bu tip durumlarda yaşanan kayıpları biz sızıntılar olarak tanımlıyoruz. Yani, satınalma bölümünün bin bir zorlukla yaptığı ve biriktirdiği tasarrufların sistemdeki açıklar nedeniyle akıp gitmesi. Örneklerde sıkça anlatılan sorunlardan bazılarını şöyle sıralayabiliriz:
- Bütçe üzerinde harcamalar yapılması
- Spesifikasyonların belli tedarikçi(ler) lehine oluşturulması
- Anlaşılandan düşük miktar ve/veya kalitede mal ya da hizmetin kabul edilmesi
- Anlaşılan kalitede olmasına karşın tedarikçilerin bezdirme amacıyla reddedilmesi
- Hiç alınmamış mal ya da hizmet için alınmış gibi ödeme yapılması
Sıkça rastladığımız bir başka durum da satınalma süreci olması gerektiği şekilde tasarlanmış olsa da, süreci yürütmek için kullanılan ERP (enterprise resource planning) sistemlerinin doğru kurgulanmamış olması. Burada gözlemlenen sorunlar da şu şekilde listelenebilir:
- Aynı kullanıcıya sürecin birden fazla basamağı için yetki verilmesi,
- Aynı kullanıcıya bir aşamada birden fazla yetki kademesi için yetki onayı verilmesi,
- Sisteme girilmiş fiyat/miktar bilgileriyle ilgili değişiklik yetkilerinin pek çok kullanıcıda olması,
- Organizasyonun sadece belli bir bölümünün ERP sistemi kullanabilmesi,
- Değişik süreç aşamalarıyla ilgili verilerin, her şey olup bittikten sonra tek seferde sisteme girilmesi
Elbette günlük işlerimiz ve kısa vadede performans beklentileri zamanımızın büyük bir kısmını alıyor. Ancak, iyi işleyen süreçler diğer tüm çabalarımıza iyi bir alt yapı oluşturur, ve bir satınalmacı için vazgeçilmezdir.