“Pandemi Ortamında Satınalma Yaklaşımları” Semineri Sonrası – 2: Tedarikçi İlişkileri

Tedarikçilere Yaklaşım

Artık 3 teklifli satınalma anlayışının ortadan kalktığı, satınalmacıların ve tedarikçilerin aynı ekosistemin parçası olarak birlikte ayakta kaldıkları bir  satınalma dünyasında yaşıyoruz. İçinde bulunduğumuz kriz durumunda tedarikçilerimizi iyi seçmenin ne kadar önemli olduğu çok daha iyi anlaşıldı, çünkü yaşanan sıkıntıların en iyi şekilde çözülebilmesi uzun zamandır işbirliği içerisinde bulunulan tedarikçilerle çok daha kolay oldu. Peki bu şartlar içerisinde satınalma yöneticileri tedarikçilere nasıl yaklaştılar?

• Öncelikle mevcut kategorilerini analiz ederek konumlandırdılar. Bunu daha önce yapmış olan şirketler avantaj sağladı. Stratejik ve kritik kategorilere öncelik verildi.
• Tedarikçileri iş sonucuna etkileri ve stratejik açılardan inceleyerek gruplara ayırdılar. Bu gruplamada aynı zamanda alınan mal ya da hizmetin içeriği açısından nakit ihtiyacı da bir kriter olarak kullanıldı. İşin devamı açısından en kritik olanları ve cirosunun büyük kısmını kendilerine satan tedarikçileri çözüm anlamında önceliklendirdiler.
• Tedarikçilerle görüşüp iki tarafın kriz durumundan kaynaklanan farklı ihtiyaçlarını ortaya koyabilmesi için ortam yarattılar.
• Kaynakların adaletli ve doğru kullanılması, fırsatçılığa izin verilmemesi ve kurumsal yapının dışına çıkıp keyfe keder kararlar olmaması için hangi tedarikçilerin ne şekilde desteklenebileceğiyle ilgili kriterler oluşturdular.
• Öncelikli tedarikçilerden başlamak üzere ödeme vadelerinin erkene alınması ya da bankalarla yapılan çeşitli anlaşmalar sayesinde tedarikçi finansmanı projeleriyle tedarikçilerin nakit akışlarının desteklenmesini sağladılar. Bu işlemleri sadece gerçekten ihtiyaç duyulan durumlarda yapmaya ve kaynaklarını etkin kullanmaya özen gösterdiler.
• Bunun yanında tedarikçilerden de kendi durumlarıyla ilgili çözüm talepleri oldu. Karşılıklı anlayış içerisinde birbirlerinin sorunlarını çözme yaklaşımında oldular.

Sözleşmeler ve Hukuk Yaklaşımı

Zorlaşan şartlar nedeniyle yükümlülüklerin karşılanamaması durumlarıyla da karşılaşıldı. Katılımcıların ortak görüşü sözleşmelerin genel olarak sorunları çözme konusunda  tek başına yeterli olmayacağı yönündeydi. Bu gibi zor durumlarda sözleşmelere yaklaşım açısından aşağıdaki tespitlerde bulundular.

• Sözleşme yönetimi şartnamenin taslak sözleşme olarak görülmesi ve ona göre hazırlanmasıyla başlar. İki tarafın da yükümlülüklerini çok iyi anlaması gerekir.
• Özellikle volatilite özelliği içeren sözleşmelerde fiyat formüllerinin adil ve şeffaf olması tarafların zor durumda kalmalarını engeller.
• Sözleşmede bu gibi durumlarda geçerli olacak mücbir sebeplerin ne olduğu ve kapsamlarının çok iyi tanımlanmış olması gerekir. Ayrıca mücbir sebep durumunda kimin ne şekilde hareket edeceğinin de belirlenmesi gerekir. Yükümlülüklerin ortadan kalkması iki tarafı da zor durumda bırakabilir ve çözüm olarak görülemez.
• Ne kadar iyi hazırlanırsa hazırlansın bir sözleşme mal ya da hizmet alımında garanti sağlamaz. Yazılacak hiç bir ceza maddesi işi devam ettirememenin maliyetini karşılamaz. Ancak iyi hazırlanmış bir sözleşme çözüm için tedarikçiyle masaya oturduğumuzda bizim daha güçlü olmamıza olanak verir.
• Ortaklık yaklaşımına uygun tedarikçileri seçmiş olmak bu durumda çok büyük önem arzediyor. Sözleşme olsa da iki tarafın birbirlerine karşılıklı anlayış çerçevesinde yaklaşmaları ve çözüme yönelik hareket etmeleri zararların en aza indirilmesini sağlar.
• Özellikle İngiliz Hukuku ama genel olarak hukuk sistemlerinde mahkemeler mücbir sebep maddesine çok kısıtlı bakar. Bu nedenle sözleşme ile ilgili anlaşmazlıkları tarafların kendi aralarında çözmeye çalışmaları ve mümkün olduğunca mahkemeye gitmemeleri daha doğru olur. En iyi avukat sorunu mahkemeye gitmeden çözebilen avukattır.

Dijital Sistemler ve Süreçler

Katılımcıların tamamı kurumsal sistemler ve süreçlerin önemine vurgu yaptılar. Süreçlerini normal zamanlarda iyi tasarlamış ve duruma göre çeşitlendirebilmiş kurumların kriz durumunda sağlam yapılarını sürdürebildiklerine vurgu yaptılar.

• Acil alımlar için de süreçlerin ve nelerin acil durum olarak kabul edilebileceğiyle ilgili kriterlerin tanımlanmış olması önemli. İşçi sağlığı ve iş güvenliği, üretim devamlılığı, kalite ve yasal konulara uyum gibi kriterler dışında acil alım yapmak gerksiz yere maliyetleri artırıyor.
• Mevcut e-satınalma platformları ihale yönetiminde şeffaflık ve adalet sağlaması açısından önemli olmakla ve bir yere kadar verimlilik sağlamakla birlikte henüz arkasında istediğimiz anlamda bir yapay zeka olmadığı için karar verme açısından hala satınalma çalışanlarının problem çözme yetkinlikleri ön plana çıkıyor.
• Yine de yazılımı güçlü, karar vermeye destek olabilecek satınalma veri ve analiz sistemlerinin varlığı satınalma çalışanlarının çok işine yarıyor.
• Söz konusu sistemlerin kullanılabilmesi için sadece satınalma birimlerinin değil, tedarikçilerin de hazır ve istekli olmaları, konuya verimlilik ve işbirliği açısından yaklaşmaları gerekiyor.
• e-satınalma sistemlerinin kendilerinin ve tedarikçilerin sistemleriyle entegre olabilmesi ve bilgi akışının otomatik olarak sağlanabilmesi çok önemli, yoksa bu platformlardan çıkan sonuçların manuel olarak başka sistemlere girilmesi gibi ek iş yükü oluşabilir.
• e-satınalmanın pandemi ortamında ve önümüzdeki dönemde stok kontrolünden performans yönetimine, proje yönetiminden alım sistemlerine kadar pek çok konuda daha sıklıkla kullanılacağı öngörülebilir.

Seminerimizde yapılan konuşmalarda pandemi ortamının tedarikçi ilişkileri ve satınalma süreçleri açısından etkileri ile ilgili içeriklerin özeti bu şekilde. Yazı serimizin bir sonraki ve son bölümünde risk yönetimi konusuna değineceğiz.

Seminerin tamamını aşağıdaki bağlantıdan izleyebilirsiniz.