Satınalma ve Etik

Dünyaca ünlü deha rahmetli John Nash, ölümünden kısa bir süre önce yaptığı Türkiye ziyaretinde “Matematik bilmeyen toplumlarda adalet olmaz” demişti. Bu düşünceyi bize Nasrettin Hoca da, 100 sopa üstüne 100 sopa cezası daha alınca Kadı’ya yönelik “ya hiç sopa yememişsin, ya da sayı saymayı bilmiyorsun” sözüyle yıllardır anlatıyordu. İki düşünür de aslında şunu demek istiyorlardı:

“Verdiği hükmün, karşısındakilerin üzerinde etkisini anlayamayandan adalet beklenemez.”

Matematik mantığın, mantık da etiğin altyapısıdır. Ünlü filozof Immanuel Kant’ın tanımladığı “Evrensel Kanun”u hatırlayalım:

“Öyle bir ilkeyle hareket edin ki, yaptığınız hareketin aynı zamanda evrensel bir kural olmasını isteyebilin.”

Gördüğünüz gibi mantık çok basit aslında, kendinize, sevdiklerinize yapıldığında, ya da herkes herkese yaptığında hoşlanmayacağınız, tepki vereceğiniz şeyleri yapmayın diyor adam. Etiğin temel mantığı budur. Satınalma etiği de yukarıdakilerden çok farklı değil, o yüzden şimdi bunu satınalma üzerine biraz detaylandıralım ve fark etmeden yapılan bazı etik yanlışların üzerinden geçelim.

Dürüstlük

Bir satınalmacıda en çok aranan kişilik özelliği. Hatta bazı şirket sahipleri satınalma bölümüne akrabalarını yerleştirerek kendilerince önlem almaya çalışıyorlar. Oysa araştırmalara göre satınalma konusunda yapılan yolsuzlukların %70’i satınalma profesyonelleri tarafından değil, diğer departmanlarda çalışanlar tarafından gerçekleştiriliyor. Sadece dürüst diye yetkin olmayan, sürecine hakim olmayan bir satınalmacıyı çalıştırmak aslında buna daha çok çanak tutuyor diyebiliriz. Dürüstlük de, pek çok diğer kavram gibi lafla olmuyor, hareketlerle desteklenmeli. Peki, bunu destekleyen ya da köstekleyen hareketler nelerdir?

Hediye kabulünün kontrolü:

En basit ve bilinen konulardan biri. Bir satınalmacının tedarikçilerden hediye kabul etmesi pek de hoş karşılanmıyor. Bunun elbette makul nedenleri var. Ancak, hediye de şirketlerin birbirlerine gösterdikleri önemi ortaya koymak için kullandıkları araçlardan biri. Burada makul olan, hediyenin hiçbir şekilde nakit ya da nakde çevrilebilen bir mahiyette olmaması, şirket tarafından belirlenen bir bedeli geçmemesidir. Yapılan en güzel uygulamalardan biri, şirket çalışanlarına gelen hediyeleri kibar olmak adına kabul etmek, ancak şirket içi bir çekilişle kimden geldiğini belirtmeden dağıtmak olabilir.  

İş dışı görüşme disiplini:

Pek çok şirket satınalmacıların tedarikçilerle iş dışı görüşmesini pek doğru bulmuyor. Biz bunun tersini düşünüyoruz. Sosyal ilişkiler önemli anlaşmaların istenilen yöne gitmesi ve güven yaratmak için vazgeçilmez. Ancak, bu tip buluşmaların kesinlikle bire bir olmaması, mümkünse farklı birim çalışanlarını kapsaması, ve kesinlikle önceden şirket içerisinde anons edilmesi oluşabilecek soru işaretlerini önleyecektir.  

Çıkar çatışmasının önlenmesi

Çok sık görülmesine karşın en az üzerinde durulan konulardan biri. Tedarikçi ile akrabalık, iş ilişkisi, ortak dernekler ve benzeri çıkarları olan satınalmacıların hem kendileriyle ilgili kötü bir algı yarattıklarını, hem de serbest rekabet kurallarının dışına çıktıklarını söyleyebiliriz. Kendi şirketi olan ve tedarikçilerine hizmet veren, tedarikçisinin şirketinde ek iş olarak çalışan, daha önce çalıştığı şirketten ya da akrabasının şirketinden alım yapan satınalmacıların mutlaka bu durumu çalıştıkları şirketlere bildirmesi, ve mümkünse üzerinde çalıştığı dosyayı başka bir arkadaşına devretmesi uygun olur.

Adalet

Yazının başında belirttiğimiz gibi, bir satınalmacı aslında verdiği kararla bir hüküm dağıtmak durumunda. Sonuç olarak hangi şirketin satış yapıp para kazanacağına, hangisinin kazanamayacağına karar veriyorsunuz. Bir satınalmacının görevi tüm faktörler göz önüne alınarak yapılan karşılaştırma sonucunda en uygun çözümü sunan tedarikçiden alım yapmaktır. Bunu yapabilmek için satınalmacıların tüm tedarikçilere eşit şans verdiğine ve eşit mesafede durduğuna emin olmalıyız. Peki, hangi davranışlar bunu destekler?

Şeffaflığın sağlanması

Yaptığımız alımda bizim için neyin önemli olduğunu, hangi kriterlere göre seçim yapacağımızı tüm tedarikçilerin çok iyi anladığından emin olmalıyız. Satınalmacılar çoğunlukla tedarikçilere mümkün olduğunca az bilgi vererek gücü ellerinde tutabildiklerini sanıyorlar, ancak bu nedenle zaman zaman işin gerçekten hak eden tedarikçi tarafından yapılmasını engelliyorlar, çünkü tedarikçinin satınalmacıdan ya da iç müşteriden bilgi koparabilme gibi farklı özellikleri ön plana çıkıyor.  

Gizliliğin korunması

Bir değerlendirme sürecinde tedarikçilerin birbirlerine karşı olan avantajları ve dezavantajları tedarikçi ile satınalma arasında kalmalıdır. Ancak özellikle iç müşterileri kontrol edemeyen satınalmacılar bir tedarikçinin kalite, zamanlama, hatta ve hatta fiyat gibi bilgilerinin diğer tedarikçiye aktarılmasına engel olamayabiliyorlar. Daha de vahimi, bir tedarikçinin özenle hazırladığı teklifteki birim fiyatların kapatılarak başka tedarikçiden teklif istenmesi. İşi daha iyi bilen ve fiyat kırılımını oluşturan tedarikçinin bilgisi ve emeği başkalarıyla paylaşılmış oluyor.  

Samimiyetin korunması

Samimiyetten kastımız elbette içli dışlı olmak değil. Tedarikçi analizinize göre her tedarikçinizle farklı mesafede olmak isteyebilirsiniz, ancak sonuçta hepimiz işimizi yapmaya çalışıyoruz ve karşımızdakinin de insan olduğunu unutmamalıyız. Tedarikçilerle içten bir şekilde, ürün, hizmet ya da şirketlerini kötülemeden beklentilerimizi net olarak paylaşmanın daha etik olduğunu söylemeliyiz.

Performans Odağı

Performansla etiğin ne ilgisi var diyebilirsiniz. Ancak şunu unutmamak gerek, her profesyonel gibi, işimizden keyif almak hedefimiz olsa da, yaptığımız işi şirketimize değer katmak için yapıyoruz, ve işin doğası gereği satınalmacıların bunun dışına çıkmaları biraz daha kolay oluyor.

İşin doğasından kastımız paraya değil insanlara sürekli olarak yakın olmak. Satınalma çalışanları hem iç müşterilerle, hem tedarikçilerle sürekli müzakere halinde oluyorlar. Elbette en başarılı görülen satınalmacılar ikisini de iyi yapanlar olduğundan, bir süre sonra kazanmak ve haklı olmak satınalmacıların kendilerini iyi hissetmenin tek yoluna dönüşebiliyor. Şirket için en iyi sonuçları elde etmeyi engelleyen durumun hangi davranış şekilleriyle yansıtılabileceğine bir göz atalım:

Önerilere açık olmak

Satınalma çalışanlarının hem tedarikçilerden, hem iç müşterilerden gelen önerilere daha açık olmayı öğrenmeye çalışmaları gerekiyor. Doğrusunu yapmaya çalışan tek kişinin kendisi olduğunu iddia etmek aslında karşı tarafı suçlamak oluyor ki, bunun etik olduğunu söyleyemeyiz.  

Kişiselleştirmemek

Özellikle pazarlık görüşmelerinde sık sık kendisini yenilmiş hisseden satınalmacıların kırıcı ve ısrarcı olduğunu gözlemleyebiliyoruz. Masadan elde edeceğimiz tek kazancın şirket sonuçlarına yansıma olabileceğini, o masada kendimizi tatmin ya da ispat etmek için oturmadığımızı unutmamalıyız.  

Yenilikçi olmak

Hem yukarıda belirttiğimiz nedenlerden dolayı en iyi olduğunu düşünmek, hem de satınalmanın yorucu doğası zaman zaman satınalmacıların durağan bir döneme girmelerine neden olabiliyor. Bu durum kimi satınalmacıların süreç ve yöntemlerini sürekli geliştirerek yenilik ve mükemmeliyet peşinde koşmalarını ne yazık ki engelleyebiliyor. Oysa mükemmeliyetin ancak peşinde sürekli koşulacak, ve asla ulaşılamayacak bir nokta olduğunu unutmayalım. Rehavete kapılmak da beklentileri karşılamadığından etik olmayan davranışlar arasında sayılabilir.