Satınalma Sözleşmelerinde Incoterms: Üç Harfin Taşıdığı Yük

Bir satınalma sözleşmesinin en kısa bölümü çoğu zaman en pahalı bölümü oluyor. Satınalma sözleşmelerinde Incoterms tercihi kağıt üzerinde üç harflik bir kısaltmadan ibaret görünüyor. Oysa o üç harf malın hangi noktada el değiştirdiğini, navlunu ve sigortayı kimin ödediğini, gümrükte doğan riskin kimin bilançosuna yazıldığını belirliyor.

Sahada gözlemlediğimiz tablo genellikle şöyle. Ekipler fiyat pazarlığına haftalar ayırıyor ama teslim şekline birkaç dakika kalıyor. Sonra bir konteyner limanda beklemeye başladığında ya da sigorta kapsamı dışında bir hasar doğduğunda o birkaç dakikanın gerçek maliyeti ortaya çıkıyor.

Incoterms 2020 kuralları on bir teslim şeklini tanımlıyor ve kuralların kendisi kamuya açık. Buna rağmen aynı kuralları okuyan iki şirketin sözleşmelerinden çok farklı sonuçlar çıkabiliyor. Fark bilgide değil, o bilginin kategoriye ve pazarlık gücüne göre nasıl kurgulandığında ortaya çıkıyor.

Satınalma Sözleşmelerinde Incoterms Neden Bu Kadar Belirleyici?

Teslim şekli değiştiğinde sadece navlun kalemi değişmiyor. Riskin devredildiği nokta, sigorta yükümlülüğü, gümrük operasyonunun sahibi, stok tutma noktası ve hatta ödeme zamanlaması birlikte hareket ediyor. Bu yüzden deneyimli satınalmacıların Incoterms tercihine toplam maliyet gözlüğüyle baktığını gözlemliyoruz.

EXW ile alım yapan bir ekip birim fiyatı tabloda düşük gösterebiliyor. Navlun, sigorta ve gümrük operasyonu kendi omuzlarına bindiğinde toplam maliyet bambaşka bir noktaya gidiyor. DDP tercih eden bir ekip ise operasyon yükünü tedarikçiye devrediyor ama bu rahatlığın bedelinin fiyatın içine nasıl gömüldüğünü her zaman göremiyor. İki uç arasındaki her seçenek aslında farklı bir risk ve maliyet paylaşım önerisi sunuyor.

Burada kritik olan nokta şu. Teslim şekli tek başına iyi ya da kötü değil. Kategorinin yapısına, kur riskine, şirketin lojistik yetkinliğine ve tedarikçinin bulunduğu coğrafyaya göre doğru cevap değişiyor. Aynı şirketin iki farklı kategorisinde iki farklı teslim şeklinin en doğru tercih olabildiğini görüyoruz.

Bir diğer gözlemimiz de şu. Teslim şekli çoğu şirkette satınalmanın değil lojistiğin ya da tedarikçinin önerisiyle belirleniyor. Öneriyi yapan taraf doğal olarak kendi riskini azaltan seçeneği masaya getiriyor. Satınalmacı bu öneriyi sorgulamadığında pazarlık masasında kazandığını teslim şartlarında geri verebiliyor.

Doğru Kurgulayanlar Ne Kazanıyor, Es Geçenler Ne Kaybediyor?

Birlikte çalıştığımız bir üretim şirketi yıllarca alışkanlıkla EXW üzerinden ithalat yapıyordu. Toplam maliyet analizi yapıldığında navlun ve gümrük operasyonlarının satınalma bütçesinde görünmeyen ciddi bir pay tuttuğu ortaya çıktı. Teslim şekilleri kategori bazında yeniden kurgulandığında aynı tedarikçilerle ve aynı ürünlerle, sadece risk dağılımı değiştirilerek anlamlı bir tasarruf sağlandı.

Tersi örnekler de az değil. Bir perakende şirketi CIF ile aldığı üründe sigortanın asgari kapsamla sınırlı olduğunu ancak hasar doğduğunda fark etti. Sözleşmeye eklenecek tek bir cümle tabloyu değiştirebilirdi. Benzer şekilde limanda doğan demuraj bedellerinin kime ait olduğu netleştirilmediğinde faturanın çoğu zaman satınalmanın masasına döndüğünü gözlemliyoruz.

Kur dalgalanmasının yüksek olduğu dönemlerde teslim şekli tercihi finansman maliyetini de etkiliyor. Malın mülkiyetinin ve riskinin erken devralındığı yapılarda stok finansmanı alıcının şirketine yükleniyor. Finans ekibiyle birlikte düşünülmeyen bir teslim şekli kararının şirketin işletme sermayesini sessizce zorladığını gözlemliyoruz.

Bir de kurumsal hafıza boyutu var. Hangi kategoride hangi teslim şeklinin neden seçildiği çoğu şirkette kişilerin zihninde kalıyor. O kişi ayrıldığında gerekçe de onunla birlikte gidiyor. Sözleşme koşullarını tek bir yerde izlemek isteyen ekiplerin Prucox Sözleşme modülü gibi dijital araçlara yöneldiğini görüyoruz. Karar bir kez görünür olduğunda tekrar tartışılabilir hale geliyor.

Bu Konuyu Derinlemesine Çalışmak İsteyenlere

Incoterms kurgusunu, teslim şekline göre risk ve maliyet dağılımını ve bunların sözleşme maddeleriyle bağlantısını Teklif, İhale ve Sözleşme Yönetimi eğitimimizde gerçek vakalar üzerinden ele alıyoruz. Canlı derse katılmayı tercih edenler için SA 106 Zoom eğitimi uygun görünüyor. Ekibiyle birlikte ilerlemek isteyen yöneticiler kurumsal eğitim formatını tercih ediyor. Kendi hızında ilerlemek isteyenler için de çevrim içi eğitim seçeneği bulunuyor. Eğitim sonrasında katılımcıların kendi sözleşme portföylerine döndüklerinde ilk iş olarak teslim şekillerini gözden geçirdiklerini sık sık duyuyoruz. Bu da bize konunun sahada ne kadar karşılık bulduğunu gösteriyor.