Sözleşmelerde Bütünleme Maddesi
Satınalmacılar için hızlıca yeni şirketlere yelken açmaya neden olacak en kestirme yollardan biri ‘Ama dediniz ki…’ tuzağına düşmektir. Yöneticilerin, hatta deneyimli satınalma uzmanları ve müzakerecilerin bütün tedbirleri ve sağduyuyu göz ardı ettikleri bu durum, haftalar ya da aylar sürebilen pazarlık sürecinde konuşulan her şeyin yazılı olarak sözleşme haline getirilmese bile otomatik olarak uygulanacağını varsaymalarıyla ortaya çıkar. Bu affedilmez hatanın temel sebebi, iyi niyetli düşünmekten çok sözleşmelerdeki bütünleme maddesinin nasıl işlediği konusunda bilgisiz olmaktır. Bütün iyi sözleşmeler bir bütünleme maddesi ile biter. Bu madde, sözleşmenin bir bütün olduğunu ve taraflar arasındaki tek anlaşma olduğunu belirtir. Bu gibi maddelerin kendi özgün dili şunları içerir: “Bu sözleşme, taraflar ve temsilcileri arasında tam, eksiksiz ve tek anlaşmayı belirler ve yazılı ya da sözlü tüm anlaşmaların yerine geçer”. Bu tip maddelerin etkisi, anlaşmanın bir parçası olarak anlaşmaya dahil olmayan herhangi bir şeyi engellemesidir. Sadece yazılı sözleşmenin tabiri caizse “dört köşesi” arasında ne varsa, anlaşmaya o dahildir. Peki bu neden önemli? Çünkü bilgili bir satınalmacı bile eğer teklifler, teklif fiyat formu yanıtları, sunumlar, e-mailler, yazışmalar, öneriler, beyanlar, vaatler, geçmiş uygulamalar ya da endüstri standartları ve bunun gibi şeyler sözleşmenin içinde bulunmazsa uygulanamayacağını fark edemeyebiliyor. Bunu kavramak deneyimli bir profesyonel için bile neden bu kadar zor? Bu sorunun cevabı tarafların anlaşmaya varmak için nasıl bir süreç izlediğiyle ilgili.
Anlaşmalar genellikle görüşmelerde ve yazışmalarda konuşulan birçok şeyle birlikte bir süre sonunda tamamlanır. Daha sonra, anlaşılan konular resmi bir sözleşmeye dönüştürülür. Burada hafıza ve bakış açılarının ne kadar değişkenlik göstereceğini ve tarafların beklentilerinin ne kadar farklı olabileceği gerçeğini ekleyelim. Dürüst olmak gerekirse, çoğu yönetici (a) “anlaşıldı” ve/veya (b) “karşı tarafın söylediğine/kabul ettiğine inanıyorum ve bu konuda anlaştık” tuzaklarına düşebiliyor. Bir bütünleme şartının altında, özellikle sözleşme dokümanlarının içerisinde kapsanmayan önceki yazışmaların yalnızca belirsizlik ya da anlaşmazlık durumunda ne anlama geldiği ile ilgili açıklamalar bulunur. Fakat sözleşme dokümanlarında kapsananların dışındaki iletişim, sözleşmede kapsananları değiştiremez ya da çeşitlendiremez. Buna göre, tedarikçinin ya da anlaşmalı tarafın broşür ya da sunum gibi materyalleri önemli vaatler içeriyorsa, bu belirli beyanlar sözleşmede bahsedilmeli ya da sözleşmeye yansıtılmalı.
Bütünleme şartının önemi ve etkisi sağlık hizmetleri sağlayan Medlantic Healtcare ile IBM arasında yapılan %15 indirimle çok milyon dolarlık bir bilgisayar sistemi sözleşmesinde yaşanan anlaşmazlıkla ispatlandı. Müzakerelerin son aşamasında bir IBM satıcısı sağlık hizmeti tedarikçisine yazılı olarak indirimin %25 olmasını kabul ettiklerini belirtti. Söz konusu sözleşmede bir Bütünleme Şartı vardı ve bu yüzden Medlantic ne kadar kendilerine yazılı olarak %25 indirim verildiğinde ısrar etse de, IBM bunu uygulamadı. Bunun üzerine Medlantic IBM’i mahkemeye verdi fakat kaybetti çünkü mahkeme Medlantic’in %25 indirim konusunun yazılı sözleşmedeki net ifade ile çeliştiğini belirtti. Bu olayın ilginç ve bilgilendirici kısmı, şüphesiz deneyimli hukuk danışmanlarından tavsiyeler almış iki büyük ve ticari olarak bilgili kuruluşu içeriyor olmasıdır. Bütünleme Şartı bir sözleşmenin son paragraflarında olmasına rağmen genellikle en önemli şartlardandır.