Dünya akıl sağlığı günü her sene 10 Ekim tarihinde gerçekleşiyor. İş dünyası her geçen gün bu konuda daha çok adım atmaya başladı, kurumlar iş ortamlarının ve organizasyonel iklimlerinin çalışanların akıl sağlığını destekleyebilmesi için pek çok çalışma yapıyorlar. Tüm bu çabalara karşın gerek artan rekabet, gerek günlük hayatımızdaki riskler, artan performans beklentileri ve tabii ki ekonomik koşullar nedeniyle çalışma hayatı çalışanlar açısından her geçen gün daha baskıcı, daha endişe verici ve daha zorlayıcı bir hale geldi.
Tüm bu çalışanlar arasında satınalma profesyonellerini ayrı bir yere koymak istiyoruz. Satınalmacıların neden huysuz, tatsız, huzursuz, ısrarcı ve hatta bazen agresif olduklarını merak eden pek çok iş arkadaşı onların içinde bulunduğu durumu pek anlayamıyor. Hatta satınalmacılara sürekli birtakım konularda ayak diremelerine atıfta bulunarak “sakın alma” ya da “satınalmama” gibi çok yaratıcı isimler takıyorlar.
Ehe ehe, ne kadar da komik, sevimli ve yapıcılar değil mi?
Oysa satınalma profesyonelleri içinde kısılıp kaldıkları zor şartlar yüzünden sadece ruhsal değil strese bağlı fiziksel problemler ve hastalıklar da yaşıyorlar. Baskı ve stres ortamı satınalmacıların sadece iş yerindeki davranışlarını değil, özel hayatlarını da etkiliyor. Bunlar satınalmacıların uydurdukları durumlar değil, iş dünyası 1980’den bu yana satınalma çalışanlarının maruz kaldığı mesleki stresle ilgili (hatta satış tarafının bu baskı ve stresten nasıl yararlanabileceği konusunda) çok çeşitli bilimsel araştırmalar yapıyor.
Yani “Bizim satınalmacı neden delirdi şimdi?“ diye düşündüğünüz zamanlar oluyorsa gelin araştırmaların satınalmacı üzerindeki mesleki stresi nasıl gördüğünü özetleyelim.
1. İş Yükü
Uluslararası iş gücü çalışmaları ve araştırmaları yapan Skill Dynamics’in raporuna göre satınalma çalışanlarının %62si iş yüklerinin dayanılmaz olduğunu söylüyor. Satınalmacılar yetersiz insan kaynağı ile karmaşık süreçler birleştiğinde çok fazla iş yükünü sırtlıyorlar. Pak çok satınalmacı yöneticilerinden ya da üst yönetimden işlerini kolaylaştıracak altyapı ya da süreç tasarımları konusunda destek alamıyorlar. Düzensiz ve uzun çalışma saatleri nedeniyle özel hayat – iş hayatı dengesi ortadan kalkıyor.
2. Çelişen Performans Beklentileri
Indiana Üniversitesi tarafından yayınlanan bir makale satınalma mesleğinin içinde barındırdığı çelişkileri ikiye ayırmış. Bunlardan birincisi iyi bir satınalma performansı için tarif edilen kalite-zaman-maliyet parametrelerinin çoğunlukla birbiriyle çelişiyor olması. Diğeri ise satınalmaya verilen performans hedeflerinin çoğunlukla diğer departmanlara verilen hedeflerle çelişmesi. Üstelik satınalma bu beklentileri karşılamaya çalışırken çok fazla bilinmeyenle uğraşmak zorunda kalıyor: performansı belirsiz tedarikçiler, sürekli değişen piyasalar, pazar dinamikleri ve çok daha fazlası.
3. Net Olmayan Beklentiler
Yine Indiana Üniversitesinin araştırmasına göre satınalma mesleğinin doğal stres nedenlerinden biri beklentilerin belirsizliği. Satınalmacılar biraz da yukarıda belirtilen nedenlerden dolayı kendilerinden bekleneni nasıl karşılayabileceklerini anlayamıyorlar ve endişe içinde yaşıyorlar. Mesleğin bir okulu olmadığı gibi doğru satınalmanın nasıl yapıldığına dair de yöneticileriyle paylaşacak net bir kaynak bulamayan satınalmacılar genellikle işlerinin sonuçlarıyla yargılanıyorlar. İşini kitabına göre yapmış olsa bile, elde edeceği sonuçların kontrolü dışındaki faktörler nedeniyle kötü olabilmesi ihtimali satınalmacıları gelecekle ilgili bir belirsizlik hissine sokuyor.
4. Bitmeyen Aciliyet
Bir başka araştırma kuruluşu Ivalua’nın raporuna göre satınalmacıların %81i yapmaları gereken işlerin çoğunlukla acil olmasından şikayetçi. Bunun nedenleri arasında talep sahibinin iyi planlama yapamaması, satınalmaya çok geç haber verilmesi, alınacak mal ya da hizmetin iyi tanımlanmamış olması, kategori yönetimi yapılmadığından satınalma çalışanının çok çeşitli mal ve hizmetler konusunda uzmanlaşmasına zaman kalmaması gibi faktörler var. Eğitimlerimiz sırasında en sık duyduğumuz şikayetlerden biri ise ihtiyacın doğru tanımlanmaması, bütçe kontrollerinin geç yapılması ve son anda alımdan vaz geçilmesi gibi nedenlerle boşa giden çalışma saatleri.
5. Yüksek Riskler
Nedense satınalma işini iyi yapamadığı zaman asla basit sorunlar ortaya çıkmıyor. Mesela talep sahibinin işleri hafifçe aksamıyor, ya da üretim hatlarının şurası küçücük bir zarar görmüyor. Gecikme ya da kalite sorunu yaşanan satınalma nedeniyle başımıza gelebilecekler arasında fabrikaların patlaması çalışanlarımız yaralanması ve hatta vefat etmesi, üretimin durması, satış kaçması, şirket batması, hatta Allah korusun daha beteri bile olabilmesi gibi riskler satınalmacıya (onu motive etmek için) bir çırpıda sayılabiliyor. Şaka bir yana, satınalmacı ateşten gömleği giyerken en azından bazı alımlarında bu risklerin olduğunun farkında ve bu yüzden tüm departmanların yaşadığı stresleri ayrı ayrı omzunda taşıyor.
6. Etik Hassasiyet
Etik, satınalma için olmazsa olmaz kavramlardan biri. Satınalma çalışanları etikle ilgili iki konuda rahatsızlık hissediyor. Ivalua’nın raporuna göre iş yoğunluğu, uygulanamaz süreçler ve kötü organizasyon nedeniyle satınalma çalışanlarının %32si önlerindeki işleri tamamlayabilmek için zaman yaratmak adına süreçlerin dışına çıkmak ve “kestirme” çözümler bulmak durumunda kalıyor ve aslında yolsuzlukla suçlanma pahasına risk alıyor. Indiana Üniversitesinin yayınıysa satınalmacıların zaman zaman tedarikçilerine karşı üst yönetimin baskısıyla kişisel olarak doğru bulmadıkları yaklaşımları sergilemek durumunda kaldıklarını, bunun da satınalmacılar üzerinde stres yarattığı anlatılıyor.
7. Takdir Edilmeme
Uluslararası iş gücü çalışmaları ve araştırmaları yapan Skill Dynamics’in raporuna göre satınalma çalışanlarının %23ü önümüzdeki bir sene içerisinde işi bırakacağını öngörüyor. Indiana Üniversitesinin raporu da yönetici davranışlarının yukarıda belirtilen tüm faktörleri doğrudan etkilediğini belirtiyor. Yüz yüze yaptığımız görüşmelerde ise satınalma çalışanlarının yaşadıkları tüm bu zorluklara karşın bir destek fonksiyonu olarak görüldüğünü ve organizasyonlar içerisinde yeteri kadar önem görmediğini fark ediyoruz. Bu da satınalma çalışanlarında gösterdikleri çabanın boşuna olduğu hissini yaratıyor.
Evet ama, satınalmacılarımızın delirmemesi için ne yapmalıyız o zaman?
Sağlam Süreçler
Indiana Üniversitesinin yaptığı araştırma iyi tarif edilmiş ve iyi takip edilen süreç, politika ve kuralların yukarıda belirtilen pek çok sorunu belirsizlik, beklentiler, çelişkiler ve daha pek çok açıdan çözeceğini belirtiyor. Satınalmanın sürece erken katılımı, birimlerin iş birliği içinde birlikte çalışmanın desteklenmesi, satınalmaya gerekli alanlarda yetki verilmesi, süreçlerin uygulanamaz bölümlerinin gerçek hayatla paralel hale getirilmesi, ve en önemlisi tanımlandığı şekliyle uygulayabilecek kaynak ve altyapının kurulması gerekiyor.
Artan İletişim
Indiana Üniversitesinin yaptığı araştırma satınalmacıların yukarıda belirtilen nedenlerle strese girdikçe iç dünyasına kapandığını, gittikçe diğer birimlerle daha az iletişim kurma eğiliminde olduğunu, bunun da hem stres seviyesine hem de iş sonuçlarına etki ettiğini belirtiyor. Kurumların satınalma ile diğer birimlerin ne sıklıkta ve hangi bazda bir araya geleceklerini iyi planlaması ve regüle etmesi gerekiyor. Bunun yanında diğer birimlerin satınalmacının yaşadığı zorlukları anlaması da pek çok sorunu ortadan kaldırabiliyor.
Yeterli Eğitim
Skill Dynamics raporuna göre satınalma çalışanlarının %43’ü kendilerine verilen görevleri yerine getirmek için yeterli teknik yetkinliğe sahip olmadıklarını düşünüyor. Teknik ve kişisel yetkinliklerini geliştiren satınalmacılar yukarıda belirtilen sorunların pek çoğunu daha az yaşıyor. Yaptıkları işin literatür karşılığını gören, buna dayalı kendisine bir yol haritası çizen satınalmacılar en önemli kaynakları olan zamanı daha etkin kullanabiliyorlar. Üstelik değerli gördüğü bir eğitime katılan çalışanın motivasyonu artıyor, birkaç gün de olsa kafasını işten uzaklaştırabildiği için rahatlıyor.
Kişisel Bakım
Bütün bunların yanında elbette satınalmacılara da bir görev düşüyor. Bu yoğunlukta ve bu kadar stresli bir işi sürdüren satınalmacının adeta bir maraton koşucusu gibi kendisine bakması gerekiyor. Uyku ve beslenmesine dikkat eden, kısıtlı zamanının bir kısmını spora ayıran, içine kapanmak yerine sosyal hayatına dikkat eden satınalmacılar vücutlarında sürekli biriken stres hormonlarını azaltarak sağlam kafa ve vücuda sahip olabiliyor, kendilerini bir üst seviyeye taşıyabiliyorlar.
