Kontrol Nedir?
Eğitimlerimizde katılımcılarla tartıştığımız konulardan biri de satınalma bölümlerinin şirket harcamalarının ne kadarını kontrol etmesinin uygun olacağı. Pek çok satınalma çalışanı, şirket harcamalarının tamamını kontrol ettiğini düşünüyor, ancak bizim görüşümüz aynı yönde değil. Önce bir harcama grubunun satınalma tarafından yönetildiğini söyleyebilmek için hangi şartların oluşması gerektiğine göz atalım:
- Söz konusu kategoride yapılan alımların tamamı satınalma bölümünün belirlediği p2p (purchase to pay), yani operasyonel satınalma süreçleri izleyerek mi yapılıyor? (Birçok satınalmacı bu gerçekleştiğinde söz konusu harcamanın kendi kontrolünde olduğunu düşünüyor)
- Satınalma bölümü iç müşterisinin belirlediği şartname / spesifikasyonlara uygun olacak, ve onların ihtiyaçlarını tam olarak anlayıp karşılayacak şekilde, kendi belirlediği ihale şartlarında alım yapılacak tedarikçiyi seçebiliyor mu?
- Satınalma bölümü sadece var olan tedarikçileri kullanmak ve onlarla sözleşme uzatmak yerine alternatif tedarikçiler bulup kategoriyi proaktif olarak yönetme yetkisine sahip mi, yoksa iç müşteri tarafından tedarikçi dayatmasına mı maruz kalıyor?
- Satınalma bölümü bu kategorideki tedarikçilerin performansı hakkında bilgi sahibi mi, ve bu konuda iyileştirme çalışmaları yapıyor mu?
Bu soruları kendimizi kandırmadan cevapladığımızda, birçok şirketin aslında satınalma bölümlerine sadece oldukça standart özellikleri olan ana hammadde / emtia satınalmalarının kontrolünü verdiğini, bakım, yatırım, pazarlama ve benzeri özellikli ve karmaşık kategorilerde ise, şirketine göre değişmekle birlikte, satınalma bölümünün sipariş takibi ya da birkaç pazarlık toplantısı haricinde katkı verdiğini söylemek zor.
Neden kontrol dışı?
Peki, satınalma bölümü kurup, yetkinlik planlamasını buna göre yapan kimisi dev boyutlarda şirketlerde satınalma neden bu kategorileri kontrol edemiyor? İç müşteriler neden satınalmanın bu konulara burnunu sokmasını istemiyor? Yaptığımız görüşmelerden şu sonuçları çıkarıyoruz:
- İç müşteri ihtiyaçlarının ve kategori özelliklerinin satınalma bölümü tarafından anlaşılmadığını düşünüyor.
- İhtiyaç ve özellikleri anlasa da atılan taşın ürkütülen kuşa değmeyeceği kanısı var, yani yaşanabilecek sorunlara karşılık elde edilebilecek maliyet düşümünün önemsiz olduğu söyleniyor.
- İç müşteriler ile tedarikçiler arasında uzun süre birlikte çalışma sonucu kırılması zor bağlar oluşmuş. Tedarikçi müşteri memnuniyeti konusunda çok iyi çalışmış ve iç müşteri konfor alanını terk etmek istemiyor.
- Söz konusu kategorideki harcama çok küçük olduğu için en başta satınalma işe dahil olmamış, ve harcama miktarı ciddi şekilde artsa da eski yaklaşım devam ediyor, ve alımlarla iç müşteri ilgileniyor.
Satınalma Yoksa Değer Kaybı Var
Şirketlerde çalışan her profesyonelin bölümüne göre bilgi, tecrübe ve yetkinlikleri var, ve aldıkları her eğitimle bu yetkinlikleri geliştirmeye devam ediyorlar. Satınalma çalışanları da artık eskiden olduğu gibi sadece operasyon, pazarlık ve ihale konularında değil, teknik, finansal ve stratejik olarak da gelişiyorlar. Ayrıca, satınalma çalışanları piyasayla ve tedarikçilerle çok daha fazla iç içe olduklarından, kategoride yaşanan gelişmeleri daha iyi takip edebiliyorlar. Dolayısıyla, bir kategoriyi satınalmanın etki alanının dışında bırakmak, büyük bir potansiyelden vaz geçmek demektir. Hele ki standart satınalma süreçlerinden geçmeden yapılan alımlar, “sızıntı” diye tabir ettiğimiz, bilinçli ya da bilinçsiz yapılan haksız davranışlara da yol açabiliyor. Bu nedenle satınalma yöneticileri mümkün olduğu kadar çok harcama alanını kanatlarının altına almaya çalışmalı.
Nereden başlamalı?
Daha çok harcamayı yönetmek isteyen satınalmacılar sağlam bir planla işe başlayıp hem şirketleri için daha çok değer yaratma, hem de bu sayede kariyerlerinde yeni ve güçlü bir sayfa açma şansına sahipler. Biz aşağıdaki yöntemin izlenmesini öneriyoruz:
- Harcama verilerinizi iyi analiz ederek kontrol etmediğiniz yüksek miktarda harcamaları belirleyin. Tasarruf potansiyeli en yüksek kategorileri ön plana çıkarın. Gerçi, tecrübelerimize göre bir harcama satınalma tarafından kontrol edilmediyse tasarruf potansiyeli yüksektir.
- Bu harcamalardan hangilerinde iç müşterinizi ikna etmeniz nispeten daha kolay olur, anlamaya çalışın.
- Hem tasarruf potansiyeli yüksek, hem iç müşteriyle çalışması kolay olacak kategorilerle başlayın.
- İlgili iç müşterilerle, tedarikçilerle ve yönetiminizle görüşerek bu kategorileri teknik, finansal, maliyet yapısı, pazar yapısı, tedarikçi alternatifleri ve iç müşteri öncelikleri açısından iyice inceleyin ve anlayın.
- İncelemeniz sonrası gördüğünüz potansiyeli ve kafanızda oluşan planı iç müşterilerinize ve yönetiminize anlatın, onları ikna edin. Unutmayın, basitçe anlatamıyorsanız, yeterince anlamamışsınız demektir.
- Yukarıdaki adımları kabul göreceğiniz bir kategori bulana kadar tekrarlayın.
Unutmayın, başarıyla kontrolü devraldığınız ve değer yarattığınız her kategori sonraki çalışmalarınız için referans olacaktır.