Yıl sonuna yavaş yavaş yaklaştığımız bu günlerde pek çok satınalma profesyoneli bir sonraki yılın bütçe hazırlıklarına başladı bile. Eğitimlerimizde sık sık satınalma bütçesinin nasıl hazırlanması ve yönetilmesi gerektiği ile ilgili sorular alıyor ve neredeyse tüm eğitimlerimizde bu konulara değiniyoruz.
Satınalma bütçesi yönetimi satınalma çalışanları için çok kritik bir konu, çünkü aslında doğru bir bütçe yönetimi olmadan satınalma biriminin gerçek performansını ortaya koymamız mümkün olmuyor. Bütçe yönetiminin yeterli detayda yapılmaması durumunda çok iyi iş çıkaran bir satınalmacı bütçe aşıldığı için başarısız görülebiliyor. Nadiren tam tersi de olabiliyor, satınalmanın elle tutulur bir katkısı olmadan bütçe altında kalınabiliyor.
Satınalma biriminin doğru bütçe yapması performansını net bir şekilde ortaya koyabilmesinin yanında öngörülebilirlik ve güvenilirlik açısından da önem taşıyor. Elbette yaptığımız her öngörü ya da varsayımın doğru çıkmasını bekleyemeyiz, ama en azından farklılıklar oluştuğunda bunların kaynağını iyi analiz edebilmeliyiz.
Bu yüzden bütçe konusunda satınalma yöneticilerinin ve profesyonellerinin kullanabileceği bazı ipuçları vermek istedik.
Standart Değişkenler: Miktar, Fiyat ve Zamanlama

Bütçe hazırlanırken ve kontrol edilirken, malzeme, hizmet ya da proje alımları farketmeksizin bütçe olarak ayrılan harcamanın miktar ve birim fiyat detayları olmalı. Bu detay olmadan toplam harcama olarak bütçe yapıldığında, satınalma birimi fiyatta bütçeye göre bir avantaj sağlasa bile pek çok zaman bu kazanç daha fazla miktar kullanımıyla buharlaşıyor ve satınalmacıya hiçbir şekilde katkı sağlamıyor.
Malzeme ya da birim iş/işçilik gibi alımlarda bu ayrımı yapmak oldukça kolay, hem de birçok şirket özellikle ana işlerine etki eden bu alımlarda miktar artışını/azalmasını satışla bağlantılı olduğundan makul karşılıyor. Ancak proje, tek seferlik alımlar, reklam ya da pazarlama, AR-GE gibi bütçelerde şirketler oldukça zorlanabiliyor, çünkü sonuç olarak gelirlerinin belirledikleri bir miktarını buralara ayırmaya karar veriyorlar. Oysa, ayrılan bütçe karşılığında belirli bir değer elde etmek için harcanacak, ve belki de siz fiyat olarak iki katı ödeyip aynı harcamayla yarısı kadar değer elde edeceksiniz.
Özellikle birden fazla yıl süren projelerde yıllara dağılan harcamalar sorun olarak ön plana çıkıyor. Örneğin, bütçe yapılırken bir projenin 3 yıl içerisinde %35, %35 ve %30 oranında yapılarak tamamlanacağı öngörülüyor ve ilk yıla buna bağlı olarak bir harcama miktarı bütçeleniyor. Daha sonra belki de projenin %35’i o yıl daha düşük maliyete bitiyor, ve bütçe fazlası olduğu için (özellikle harcamazsak seneye alamayız mantığıyla) artan bütçe hemen başka alanlara kaydırılabiliyor.
Zamanlama konusu ise, harcama ve ödemelerin yıllara dağılımında olduğu kadar nakit akışı açısından çok önemli. Yıllık harcama bütçesi yapan firmalar ödemelerin tamamı belli bir döneme denk geldiğinde zorlanabiliyorlar.
Sonuç olarak bütçe harcamaları hangi kategoride olursa olsun, miktar, fiyat ve zamanlama açısından yapabildiğimiz kadar detaylandırılmalı.
Varsayımlar: Emtia Fiyatları, Kur ve Diğer Finansal Bütçe Değişkenleri

Bütçe hazırlanırken kullandığımız varsayımları kayıt altına almamız ve alt not olarak sunmamız hem performans, hem de risk yönetimi açısından önemli.
Bütçe yapıldığında kontrol edemediğimiz enflasyon, emtia fiyatları, kur değerleri, ya da diğer global verilerin oynaklığının bütçemizi ne kadar etkileyebileceğini anlamak için hassasiyet analizi yapmamız bu risklerin gerçekleşme ihtimali ile birlikte kullanıldığında bize risklere doğru yaklaşma fırsatı verir. Her ne kadar bu risklerin tamamını önleme fırsatı olmasa da, bazı durumlarda riski ya da etkilerini azaltma yoluna gidebiliriz.
Varsayımları not etmenin bir başka faydası da satınalmanın bütçeye etkisinin daha hesaplanabilir hale gelmesi. İşler yolunda gitmediğinde ya da beklendiğinden daha iyi sonuçlar elde edildiğinde bu sonuçların ne kadar kontrol edilebilir olduğunu, ya da satınalmanın performansının şirket sonuçlarında ne kadar etkili olduğunu bu sayede daha iyi anlayabiliriz. Satınalma biriminin fiyat değişimini hangi seviyede tutabildiği, ve hiç müdahale olmasa kontrol dışı değişenlere göre fiyat değişiminin ne olacağı bilgisi işimizi ne kadar iyi yaptığımızı net bir şekilde ortaya koyar.
Tüm bu analizleri yapabilmek için satınalmacının finansal analiz konusunda belli bir seviyede olması gerektiğini de ekleyelim.
Teknik Değişkenler: Ürün ve Hizmet Özellikleri

Bazı durumlarda miktar, fiyat ve diğer bütçe değişenleri sabit kalsa bile, alınan ürün ya da hizmetlerin özellikleri bütçede belirlenen ile değişkenlik gösterebiliyor. Bu gibi durumlarda satınalmanın kattığı değerin (ya da kötü performansının) nasıl bir etki yarattığını anlamak oldukça zor.
Bütçeye koyulan miktar karşılığında alınması öngörülen ürün özellikleri ya da servis seviyesi mutlaka bilinir olmalı, bu servis özellik ya da servis seviyesinden sapma durumunda maliyetin yukarı ya da aşağı ne şekilde oynaması beklendiği hesap edilebilmeli. Elbette, iç müşteri beklentilerini karşılayabiliyor olmak kaydıyla daha düşük özellikli bir alımla bütçeden tasarruf etmek de mümkün, ancak ucuz etin yahnisi durumu da yaşamamak gerek.
Bu nedenle satınalmacıların hem daha etkin performans gösterebilmeleri, hem de gösterdikleri performansı ön plana çıkarabilmeleri için toplam maliyet ve satınalma analizi konularında yetkin olması gerekiyor.