Satınalmacılar tarafından pazarlıklarda sık sık kullanılan “bütçemiz yok” sözü her ne kadar artık ezberlenmiş ve pek etki etmese de, bu sözün gerçekten geçerli olduğu durumlar da oluyor. Ayağını yorganına göre uzatamayan bazı şirketler bir noktada bütçelerinde neden sapmalar olduğunu araştırmaya başlıyorlar. Bir şirket yöneticisi için en önemli konulardan biri öngörülebilirliktir, ve bütçelerde yaşanan sapmalar, özellikle nedeni tam anlaşılamadıysa, daha sonra oluşabilecek daha büyük sapmalarla ilgili endişeler oluşturur. Elbette emtia fiyatlarında ve kurlardaki oynama gibi büyük oranlarda etki yapan nedenleri (ki, bunları da kontrol altında tutmanın yolları var) açıklaması nispeten kolay. Peki, bunlar dışında, projelerin beklenen maliyetleri aşması, planlanan tasarrufların gerçekleşmemesi, fiyatların bütçelenenden yüksek olması, ve daha da önemlisi satınalma olarak yaptığımız katkıların bütçe içerisinde kaynamaması gibi konularda gol yememek için neler yapmalıyız?
Bütçenin Hazırlanması
Harcama bütçesinin doğru şekilde gerçekleşebilmesinin ilk adımı bütçenin doğru hazırlanması. Burada gözlemlediğimiz en önemli yanlışlardan biri, bütçenin toplam bir miktar olarak ayrılması. Bunun yerine bütçe kalemlerinin her biri birim fiyat ve miktar (ve hatta mümkünse spesifikasyon) olarak ayrıntılı şekilde belirlenmesi daha doğru. Proje bütçelerinde harcanacak para yıllara yayılıyorsa, hangi yıl projenin hangi kısmının yapılmasının öngörüldüğü belirtilmeli. Yani, bütçe mümkün olduğu kadar detaylı bir şekilde hazırlanmalı. Bir diğer sorun ise, bütçe fiyatlarının çok kabaca ve hatta rastgele belirlenmesi olarak görünüyor. Bütçe yapmadan önce tedarikçilerden alacağımız bilgilerle (RFI-request for information bu aşamada çok faydalı oluyor) mümkün olduğu kadar detaylı bir fiyat belirlenmesi, ve bu fiyatların emtia ve kur gibi değişkenlere ne gibi hassasiyet gösterdiğinin de bütçe varsayımlarına koyulması gerekir. Ayrıca, eğer fiyatta yeni tedarikçi, pazarlık vb. satınalma aktiviteleriyle fiyatta bir düşme gerçekleşmesi planlanarak bunlar bütçe fiyatlarına yansıtıldıysa, hangi aktiviteden ne gibi bir etki beklendiği de bütçe varsayımlarında belirtilmeli.
Bütçeye Uyum Kontrol Sorumluluğu
Ne yazık ki, hala pek çok şirkette harcama bütçesini satınalma bölümlerinin kontrol ettiğini gözlemliyoruz. Oysa, satınalma birimi ticari konularda uzmanlaşsa ve bu işleri finans bölümleri yapsa daha uygun olur düşüncesindeyiz.
Satınalma Sürecinde Bütçe Kontrolü
Herhangi bir departman bir satınalma talebi oluşturduğunda, bu talep satınalmaya gelmeden ilk yapılması gereken şey, talepte yer alan mal ve hizmetlerin bütçede yer alıp almadığının kontrolü. Bu yapılırken elbette ortada başka bir fiyat olmadığı için bütçe fiyatları göz önünde bulundurulabilir. Henüz satınalma talebi oluşturulduğunda, şirketin bütçesinin talep tutarı kadar kısmı ayrılmalı ve kullanıma kapatılmalıdır. Çünkü sürekli devam eden alımların bazıları gerçekleşecek, bazıları gerçekleşmeyecek olsa da, bunun bir kontrolü olmalı. Talebe bağlı olarak satınalma biriminin yaptığı çalışmalar sonucu, seçilen tedarikçiye gönderilecek satınalma siparişi sırasında bütçe kontrolü tekrar devreye girmeli. Eğer siparişte yer alan miktar ve fiyat satınalma talebinde belirtilenlerle aynı ise, sorun yok. Ancak pek çok zaman fiyatlar bütçede belirlenenden daha düşük ya da yüksek olabiliyor. Bu durumlarda şirketler ne şekilde davranacaklarına karar vermeliler.
Sürekli Alınan Mal/Hizmetler
Sürekli yapılan ve spesifikasyonu oldukça belli olan alımlarda, miktarlar genellikle satışa göre değiştiğinden, fiyat kontrolü daha önemli. Eğer fiyat bütçede belirlenenden yüksek ise, satınalma siparişinin yeniden bir onay sürecine girmesi gerekir. Burada bütçeyi aşan tutarın nasıl karşılanacağını belirlemek çok önemli, yoksa bir süre sonra işler kontrolden çıkabilir. Artan maliyet satış fiyatları artırılarak mı dengelenecek, yoksa başka harcamalardan mı kısılacak? Sonuç olarak, talep oluşturulduğunda bütçeden yapılan düşüm yeni fiyatlarla düzenlenerek, daha yüksek olan yeni tutar bütçeden düşülmeli. Tam tersi, maliyetlerin daha düşük olması durumunda ise, satınalma siparişinin yeniden bütçe onayına girmesi gerekmez. Ancak, şirketlerin düşük alım fiyatından dolayı kazanılan avantajı bu noktada cebe atması uygun olur. Yani, bütçeden düşüm bütçe fiyatlarıyla yapılmalı, artan tutarlar satınalma kazancı olarak kaydedilmelidir. Burada oluşan kayıp ya da kazançların emtia fiyatı ya da kur değişimi, alternatif tedarikçi, pazarlık vb. hangi nedenle oluştuğunun da kayıt altına alınması, satınalma performansının ölçülmesinde de faydalı olur.
Proje / Hakedişli Alımlar
Proje alımları özellikle uzun zamana yayıldığında bütçe kontrolü yapmak özellikle daha zor. Özellikle paket fiyat olarak anlaşılmadıysa, alım ve ödemeler hakedişe bağlıysa, buralarda hem kaçakların hem de bütçe aşımlarının yaşanması çok olası. Bunu önlemenin ilk yolu elbette gerçek anlamda bir proje yönetimi. Yani, projenin her aşamasını, hem zaman, hem maliyet olarak iyice tasarlanması, sonra bütçenin buna göre kontrol edilmesi gerekir. Proje bütçelerinde yapılan en büyük yanlışlardan biri, yıllık toplam bütçe ayrılması. Bu gibi durumlarda genellikle projenin daha az bir bölümü tamamlansa bile bütçenin o yıla ayrılan bölümü harcanıyor ve sonraki yıllarda toplam harcama, ve sonuçta toplam proje harcamasının daha yüksek olup olmadığı kontrol edilemiyor. Bu yüzden proje alımlarında satınalma talebi ve siparişi oluşturulurken, projenin hangi bölümü için bütçe isteniyorsa, sadece o bölüm için bütçede rezervasyon yapılması daha doğru olur. Proje bütçelerinde de kayıp ve kazançların sürekli alımlarda olduğu gibi nedenleriyle kayıt altına alınması faydalı olur. Planlanandan fazla ya da az maliyet kalemi kullanımı, proje bütçelerindeki sapmaların nedenlerinden biri olduğundan, projelerin en başında yapılacak projelendirme/kontrolör harcamalarının uzun vadede maliyetini çıkardığı ve bütçe içerisinde kalmaya çok faydalı olduğu görüşündeyiz.
Pazarlama Alımları
Şirketler pek çok zaman gelirlerinin belirli bir kısmını reklam, tanıtım, fuar, organizasyon vb. ayırdığından, bu tip harcamalarda bütçe kontrolü diğer alımlara göre çok farklı yapılıyor. Eğer yapılacak düşük maliyetli bir alım sayesinde harcama bütçenin altında kalırsa, genellikle artan bölümün şirkete değer kazandıracak başka alanlara aktarılması söz konusu olabiliyor. Yani toplam harcama tutarı bir şekilde bütçede olanla dengeleniyor. Bu gibi durumlarda eğer satınalma birimi yaptığı maliyet düşümleri sonucu bir değer yarattıysa, bunun etkisi toplam bütçe içerisinde pek görünmüyor. Bu yüzden, satınalma biriminin yaklaşımı oluşturulan ek harcama kalemlerini kaydedip, bunları maliyet düşümü olarak olmasa bile, ek değer yaratan projeler olarak kayıt altına alması olabilir.
Sonuç olarak bütçe kontrolü aslen satınalma biriminin görevi değil, ancak satınalma faaliyetleri bütçeye etki eden en önemli etken. Bu yüzden yapılan her anlaşmanın, her pazarlığın, her yeni tedarikçinin, planlanmamış her harcamanın bütçeyi nasıl etkilediğini anlamak ve raporlayabilmek, satınalma bölümünün şirket sonuçlarına ve finansal tablolara yaptığı etkinin anlaşılması için çok ama çok önemli.