Yorgun musunuz? Siniriniz mi bozuk? Takdir edilmediğinizi mi düşünüyorsunuz? Satınalmacıların dünyasına hoş geldiniz. Satınalmacı olmayanlar yazının bundan sonrasını okumayabilir, çünkü tam olarak anlamayacaklar. Neden sürekli gergin, tartışmacı, endişeli olduğumuzu merak edenler aşağıdaki maddelere göz atıp bize hak verebilirler elbette. Sevgili satınalmacılar, sizin için de sizi bu gerginliğe sürükleyen nedenlerle ilgili çözüm önerilerimiz var. Başlayalım:
1. İş Yükü
Herkes meşgul, herkes çok çalışıyor, bu satınalmacılara has bir durum değil. Ancak, iş dünyasının satınalma alanında beklentilerinin artmasına seviniyor olsak da, satınalmaya ayırılan kaynak miktarının beklentiler oranında artmadığını görüyoruz. Satınalma bölümleri aynı sayıda çalışanla her geçen gün daha fazla iş üretmeleri beklentisiyle yaşıyorlar. Elbette etkin ve etkili çalışmayı öğrenmeliyiz, ancak iş yükünün boyumuzu aştığı durumlarda kendimizi tüketip bitirmeden önce neler yapabiliriz? Öncelikle, satınalmacıların mükemmeliyetçiliği bırakması gerektiğini söyleyelim. Eğitimlerimizde yaptığımız profil analizlerinde katılımcıların neredeyse %90’ının mükemmeliyetçi olduğunu görüyoruz. Bunda şaşılacak bir şey yok, şirketler kılı kırk yarmanın bu kadar önemli olduğu görevlere özellikle bu profili seçiyorlar. Ancak, kimse mükemmel değildir, ne yazık ki siz bile, sevgili satınalmacılar. Bu yüzden zaman zaman her şeyi en ince detayına kadar incelemek yerine bazı işleri hızlıca bitirip masanızdan kaldırmak iş yükünüz açısından daha iyi olabilir. Satınalma çalışanlarının iş yükünü azaltmasının bir yolu da süreçlerini optimize etmek. Neye ne kadar odaklanacağımızı, hangi durumda ne kadar seçici olacağımızı, ve özellikle bazı işleri tekrar tekrar yapmamak için nasıl bir süreç izleyeceğimizi belirlememiz gerek.
2. Kontrolü Yitirme Hissi
Satınalma bölümünün şirketin tamamıyla çalıştığı ve etki ettiği alanın ne kadar büyük olduğuyla ilgili haklı olarak övünüyoruz. Diğer yandan, çok fazla kanalda, çok fazla birimin işini etkiliyor olmak ve tüm şirketin işini doğru yapabilmek için size ihtiyaç duyması, satınalma çalışanlarını her an tetikte olmaya ve kontrolü kaybederse tüm şirketin baş aşağı gideceği hissine yönlendiriyor. Üzerine para piyasaları ve emtia fiyatlarındaki belirsizlik, sık sık batan şirketler, ülkemizde çok sık gördüğümüz “hallederiz abi merak etme” yaklaşımı eklenince, satınalma çalışanları kendilerini diken üzerinde hissedebiliyorlar. Her şeyi kontrol etmenin mümkün olmadığını kabul etmek bu konuda çözümün ilk basamağı, zaten yöneticileriniz de sizden böyle bir şey beklemiyor. Ancak, elbette hiçbir yönetici de kötü sürprizlerle karşılaşmak istemiyor. Bu durumda yapılacak en iyi şey risk yönetimi uygulamalarını satınalma stratejilerinizin içerisine iyi bir şekilde yerleştirmek. Risk yönetimi sadece olası hasarları engellemekle kalmaz,yönetici ve iç müşterilerinizi olası kötü sonuçlara karşı hazırlar ve sorumlu olarak size görmelerini engeller. Siz de kamyoncu yolda kaldı mı diye daha az endişelenirsiz.
3. Takdir Edilmeme
Daha önceki yazılarımızda da söz ettiğimiz gibi, nedense satınalmacıların aslında ne kadar önemli bir iş yaptıklarını ispat etme çabası var. Koskoca global danışmanlık şirketleri üst düzey yöneticilere satınalmayı önemli görüp görmediklerini soruyorlar sürekli. Kimse muhasebe ya da insan kaynakları birimlerinin önemini sorgulamıyor, oysa satınalma zaman zaman herkesin yapabileceği bir iş gibi görülebiliyor. Eğitimlerimizde sürekli anlatıyoruz, satınalma bir teknik işi değil, daha çok bir yaklaşım ve bakış açısı. Elbette işin kendisine özel teknik bilgi olmazsa olmaz, ancak bu bilgiyi nasıl kullandığınız asıl farkı yaratıyor. Burada ön plana çıkan en önemli konu, iç müşteri analizi. Yöneticiniz ve onun fikrini doğrudan etkileyen iç müşterilerinizi doğru şekilde analiz etmeniz zaman ve çabalarınızı doğru alanlara yönlendirebilmenizi sağlıyor. Bu analizi doğru yapmayan bir çok satınalma çalışanı, satınalma dünyasında en çok sözü geçen tasarruf ve vade konularına odaklanıyor ve gerçekte kendilerinden neyin beklendiğini göremeyebiliyor. Şunu unutmamalıyız ki, ne iç müşterilerimiz, ne de yöneticilerimiz tasarruf miktarı ya da ödeme vadesi üzerinden değerlendiriliyorlar. Bu yüzden bir şirketin iş sonuçlarını anlatan üç finansal tabloyu anlamalı, yaptığımız işin bu tablolara etkisini anlatabilmeli, efor ve zamanımızı buna göre kullanmalıyız.
4. Adalet ve Değerler
Kurabiye Canavarı yazımızda kriz durumlarının şirketlerdeki satınalma davranışlarına etkisine değinmiştik. Özet olarak, şirketler zor durumda kaldıkları zamanlarda normal davranışlarının ve değerlerinin dışında çıkabildiklerinden ve bunun uzun vadede satınalma üzerine etkisinden bahsetmiştik. Bu davranışlar bir çok zaman satınalma çalışanlarının ve yöneticilerinin insiyatifi dışında gerçekleşebiliyor. Satınalma çalışanları şirket çıkarlarını gözetmek uğruna kişisel değerlerinin dışına çıkmak zorunda kalabiliyorlar. El sıkıştığınız ve anlaştığınız tedarikçilerin karşısına çıkıp zor şartlar nedeniyle anlaşmaya artık uyamayacağınızı belirtmek gerçekten zor. Bu nedenle pek çok satınalma çalışanı da telefonlara çıkmama yolunu bile seçebiliyor. Araştırmalar şirket çalışma tarzı ve çalışan değer yargıları arasındaki farkın en önemli stress kaynaklarından biri olduğunu gösteriyor. Bu tip durumları yaşamamak için şirketlerin aslında satınalma süreçlerinden önce satınalma politikalarını belirlemelerini ve üst yönetim imzasıyla yayınlamalarını öneriyoruz. Etik olarak hangi devranışların uygun bulunduğunu ve hangilerinin kabul edilemez olduğunu “normal” şartlar altında yayınlayan şirketler, zor zamanlarda kantarın topuzunu kaçırdıklarını bu politikaları önlerine aldıklarında fark edebiliyorlar ve daha doğru hareket tarzına yönlenebiliyorlar. Ancak, her şeye karşın değer yargıları arasında fark var ise, satınalma çalışanlarının kendilerine daha uygun bir şirket hatta iş kolu seçmesi tek çözüm gibi görünüyor.