Tedarikçi yönetimi, şirketlerin tedarik zinciri boyunca çalıştığı tedarikçileri seçme, ilişki kurma, yönetme ve optimize etme süreçlerinden oluşuyor. Tedarikçi yönetiminin etkin bir şekilde yapılması, işletmelerin verimliliğini, operasyonel süreçlerinin etkinliğini ve rekabet avantajını artırabilir. Veri kaydetme ise, tedarikçi yönetiminin en temel bileşeni olarak işletmelerin tedarikçileriyle ilgili önemli bilgileri toplamasına, analiz etmesine ve bu bilgilere dayalı olarak stratejiler geliştirmesine olanak tanıyor.
Antik Mısır’da II. Ramses’in 40. Yılı’ndan kaldığı belirlenen kil bir tablette yer alan bilgiler, tarih boyunca veri kaydetmenin ve bu bilgilerin analiz edilmesinin ne kadar değerli olduğunun bir örneğini sunuyor. Kil tabletin ön ve arka yüzünde yer alan kayıtlarda, bir tapınakta (hizmet sektörü) çalışan işçilerin çalışma süreleri, neden devamsızlık gösterdikleri ve hangi faaliyetlerde bulundukları gibi detaylı bilgiler yer alıyor. Belgede işçi devamsızlıklarının en sık rastlanan nedenleri arasında “göz rahatsızlığı” ve “akrep sokması” gibi sağlık problemleri yanında, “eşinin regli olması” (binlerce yıl öncesine göre daha mı medeniyiz sorusu bambaşka bir yazı konusu olurdu) ve “patronun özel işleriyle uğraşmak” gibi başka mazeretler de yer alıyor.
Bu veriler, o dönemdeki çalışma koşulları ve işçilerin sağlık durumları hakkında önemli ipuçları sunuyor elbette, ama Antik Mısır’da yaşayanların bu kayıtları biz görüp onların yaşamlarını anlayalım diye tuttuklarını elbette düşünemeyiz. İşçilerin devamsızlıkları ve nedenleri gibi bilgiler, o dönemde tedarik zinciri ve iş gücü yönetimi için kritikti. Çalışanların işe gelme durumları, üretim süreçlerini, iş akışını ve hatta ürün ve hizmetlerin tedarik edilmesini etkileyen bir unsurdu. Antik dönemden kıymetli bir pencere sunan bu tarihi belge, çok önemli bir veri setini oluşturuyor ve tedarik zinciri üzerinde doğrudan etki yaratan faktörlerin analiz edildiğinin ve iş süreçlerini optimize etmek için kullanıldığının bir göstergesi olarak karşımıza çıkıyor.
Günümüzde de işletmeler, tedarik zincirindeki tedarikçilerle ilgili benzer detayları kaydetmek ve analiz etmek durumundalar. Aradan geçen yıllara – hatta çağlara – karşın, günümüz veri yönetimi prensiplerinin hala aynı olduğunu görebiliyoruz. Eğitimlerimiz sırasında tedarikçi yönetimi konusu tartışılırken en çok karşılaştığımız sorun doğru bir tedarikçi yönetimi için kurumlarımızın yeterli veriye sahip olmadıkları.
“Hocam, harika yöntemler anlatıyorsunuz, ama biz bu verilere sahip değiliz, o zaman tedarikçi yönetimini nasıl yapacağız?”
Açıkçası, analiz ederek doğru sonuçlara ulaşmanızı sağlayacak veri zenginliğine sahip olmadan yapamayacaksınız. Anlamlı bir veriye sahip olana kadar, yani yaklaşık 2 sene daha yapamayacaksınız. Üstelik, bugün nasıl bir tedarikçi yönetim sisteminin kurumunuza uygun olduğuna karar verip, bu sisteme göre kayıt – analiz etmeniz gereken veri setini belirleyip, kaydetmeye başlamazsanız bundan iki sene sonra da yapamıyor olacaksınız ve belki de katıldığınız bir eğitimde yukarıdaki soruyu soracaksınız. İşte bu yüzden tedarikçi verilerinizi kaydetmeye hemen bugün başlamanız gerekiyor.
“Sadece tanrıya (şartsız) güveniriz, geri kalan herkesin veri getirmesi gerekir.” Edwards Deming
Veri dediğimizde elbette Edwards Deming’i anmadan geçemeyiz. Daha önceki yazılarımızda kendisinin veri olmadan, ortaya koyduğumuz şeylerin sadece kendi fikrimiz olacağıyla ilgili düşüncelerinden bahsetmiştik. Elbette veri karar vermek için gerekli tek kaynak değil. Ancak, kaydedilen veriler, satınalmacıların stratejik planlarını destekler.
Tedarikçi performansıyla ilgili analizler, uzun vadeli iş stratejilerini şekillendirmede önemli bir rol oynar. Yeni tedarikçi seçimi, tedarikçi ilişkileri yönetimi ve tedarik zincirindeki değişiklikler, verilere dayalı olarak yapılabilir.
Veri kaydı, tedarikçi kaynaklı riskleri önceden tespit etmeye yardımcı olabilir. Örneğin, devamlı olarak belirli bir tedarikçiden kaynaklanan teslimat gecikmeleri veya kalite sorunları gibi durumlar, işletmelerin bu risklere karşı önleyici önlemler almasına olanak sağlar.
Tedarikçilerle ilgili veri kaydı tutmak, işletmelerin tedarikçilerin performansını objektif bir şekilde değerlendirmesine olanak tanır. Teslimat süreleri, kalite standartları, fiyatlandırma politikaları gibi faktörlerin kaydedilmesi, hangi tedarikçilerin işletme için en uygun olduğunu belirlemede yardımcı olabilir.
Veri kaydetme, satınalma süreçleri analiz etmek ve optimize etmek için de önemli bir araç. Maliyetlerin nerede ve nasıl azaltılabileceği veya süreçlerin nasıl daha verimli hale getirilebileceği konusunda verilere dayalı kararlar alınabilir.
Antik Mısır’dan gelen işçi kaydı örneği, tarihsel bir belge olmasının yanı sıra günümüz işletmelerine de veri kaydetmenin önemini hatırlatıyor. Satınalmacılar tedarikçi yönetimi süreçlerinde veri kaydetmeye ne kadar önem verirlerse o kadar daha iyi kararlar alabilir, riskleri azaltabilir ve daha verimli tedarikçi yönetimi sağlayabilirler. Tüm bunların sağlanabilmesi için önce – hatta belki dijitalleşmeden de önce – kuruma uygun tedarikçi yönetim modellerin ve gerekli data setlerinin belirlenmesi gerekir.
Farklı tedarikçi ilişki modellerini, performans ve ilişki yönetiminde farklı boyutları, sağlıklı bir tedarikçi yönetim sistemi için gerekli verileri, ve tedarikçilerinizden en yüksek verimi alabilmek için gerekli her şeyi bir günlük bu eğitimle öğrenebilirsiniz.