Satınalmacı olmak zor iş. Getirip önünüze koyarlar: Doğru kalite ve miktarda mal ya da hizmet, doğru zamanda, en iyi fiyata tedarik edilecek!
Elinizden geleni yapsanız da, yine de kimse memnun olmaz bazen. Finansçı fiyatı, teknik ekip kaliteyi, planlamacı miktarı ya da zamanı beğenmez. Bazı şeyler kontrolünüz dışındadır. Piyasalar alt üst olur mesela, döviz kurları, emtia fiyatları alır başını gider, olan sizin fiyatlara olur. Tedarikçi batar, kamyoncular, gümrükçüler grev yapar, mal yetişmez. Futbolda kaleci neyse, iş dünyasında satınalmacı odur. Her şey onun suçudur. “Yenilen golde hatası yoktu ama, kalede güven vermiyor” denir. Bir de gerçekten hata yapmaya görün, imalar alır başını gider.
Gülü Seven Dikenine Katlanır!
Güzel yanları yok mu? Elbette var, aslında satınalmacı olmanın artıları eksilerinden çok daha fazla. Aynı kaleciler gibi, maç boyu oyunun tamamını okuyabilmek mesela. Bir satınalmacı şirketin çalışma şekli oranında, hemen hemen bütün birimlerle ilişki içinde. Hepsinin yaptığı işten biraz anlıyor, herkesle yaptığı işle ilgili konuşabiliyor, yani şirket içinde çok sosyal. Bir çok satınalmacı da tedarikçilerden gördüğü itibarın ve öyle ya da böyle elinde tuttuğu gücün muhteşem olduğunu düşünüyor. Eh, bir bakıma öyledir de. Özellikle, gerçekten şirket sonuçlarını ciddi etkileyecek iyi bir şeyler yaptığımız, ve herkesin bunu görebildiği zamanlarda, mesela çok ciddi bir maliyet düşümü gibi, o maçın kahramanı olma hissi yok mu? Ah bir de kalede güven versek, her şey muhteşem olacak…
Evet ama, bu güven nasıl verilir? “Gencim güzelim, çok çalışkanım, başarılıyım, vallahi sizin yaptığınız işi de çok önemsiyorum” desek? Ne yazık ki lafla peynir gemisi yürümüyor. Araştırmalar güven duygusunun geçmiş deneyimlerle çok ilgili olduğunu söylüyor. Geçmişte olan olaylardan yola çıkarak önümüze gelen durumun, olayın ya da kişinin güvenli ya da riskli olduğuna karar veriyoruz. Hatta bir çok kaynak, güven duygusunu üç aşağı, beş yukarı, şu şekilde formüle ediyor:
Güven = (Fayda – Zarar) / Algılanan Risk X İletişim Yoğunluğu
Formülün “(Fayda – Zarar)” bölümü oldukça açık. Ne kazanırım, ne kaybederim. Burada fayda zarardan ne kadar çoksa, güven o kadar artıyor. “Algılanan Risk” ise, biraz daha karmaşık, çünkü risk algısı tahmin, duygular, sağduyu, bilgi ve tecrübeye bağlı olarak kişiden kişiye değişiyor. Paraşütle atlamak üzere olan iki kişiyi örnek verelim. Risk algısı, daha önce yüz küsur atlayış yapmış, paraşütün yapıldığı malzemeyi ve nasıl çalıştığını bilen bir kişide ne kadar düşükse, ilk kez açık uçak kapısı gören ve elini paraşüte sürmemiş bir kişide o kadar yüksek oluyor.
İkinci bölümdeki “İlişki Yoğunluğu” ise, ilk bölümün etkisini artırıyor ya da azaltıyor. Yani, birlikte çalışma süresi ve iletişim arttıkça, birinci bölümde oluşan güveni perçinliyor, ya da tam tersi, güvensizliği artırıyor.
Satınalma Akademisi olarak, burada konu edilen güven formülünden yola çıktık. Şirketin tamamıyla bütünleşen, şirket stratejilerine ve sonuçlarına her zamankinden fazla katkı veren, aynı zamanda geliştirdiği beceriler sayesinde yarattığı katma değeri göstererek, şirketin yetenek havuzuna kaynak yaratan satınalma departmanları ve satınalma yöneticileri için destek olmayı hedefledik. Bunu yaparken strateji ve eğitimlerimizi aşağıdaki prensiplerle oluşturduk:
1. Fayda: Şirkete sağladığımız maliyet düşürümü, daha iyi ödeme koşulları, artan malzeme ya da servis kalitesi gibi faydaları nasıl artırabiliriz? Bu katkıyı gerçekten sağladığımızı en iyi nasıl gösterebiliriz?
2. Zarar: Agresif fayda hedefleri koyduğumuz noktada, tedarikçilerden ya da şirket içi süreçlerimizden kaynaklanan geç teslim, kusurlu mal ya da hizmet gibi zararları nasıl azaltırız? Seçtiğimiz yeni tedarikçilerin güvenli olduğunu nasıl gösterebiliriz?
3. Algılanan Risk: Satın alma süreci içerisindeki bilinmeyenleri nasıl ortadan kaldırabiliriz? İş arkadaşlarımızın kafasında oluşmuş ya da oluşabilecek soru işaretlerini nasıl giderebiliriz? Kontrolümüzde olmayan riskleri nasıl yönetebiliriz?
4. İletişim: İş arkadaşlarımızın mal ve hizmetlerden beklentilerini, yaşayabilecekleri sorunları nasıl öğrenebiliriz? Şirket planlarına doğru veriler ve varsayımlarla katkıda bulunmak için bilgilerimizi nasıl geliştirebilir, iletişimimizi nasıl yönlendirebiliriz?
Güven vermenin işimizi doğru yaptığımızın en önemli göstergesi olduğunu düşünüyoruz, ve hangi eğitim olursa olsun, temamızı ağırlıklı olarak bunun üzerine oluşturuyoruz.