Müzakereye Hazırlık: Masaya Oturmadan Önce Kazananlar
Satınalma dünyasında müzakere denince akla önce masadaki anlar geliyor. Karşılıklı teklifler, uzayan pazarlıklar, son dakika hamleleri. Oysa yılların içinde gözlemlediğimiz tablo farklı bir şey söylüyor. Müzakereye hazırlık aşamasını ciddiye alan satınalma ekipleri, masaya oturmadan önce sonucun büyük bölümünü belirlemiş oluyor.
Bu yazıda hazırlığın neden bu kadar belirleyici olduğunu, iyi hazırlanan ekiplerin neler kazandığını ve hazırlığı es geçenlerin nelerle karşılaştığını ele alıyoruz.
Müzakereye Hazırlık Neden Sonucu Belirliyor
Deneyimli müzakereciler arasında sık duyduğumuz bir gözlem var. Masada söylenen her cümle, aslında masadan önce yapılmış bir çalışmanın yansıması. Karşı tarafın maliyet yapısını, pazar koşullarını ve alternatiflerini bilmeden görüşmeye giren bir satınalmacı, rakamları değil tahminleri müzakere ediyor.
Hazırlık yalnızca veri toplamaktan ibaret de görünmüyor. Kendi tarafınızın önceliklerini netleştirmek, hangi noktadan sonra masadan kalkacağınızı bilmek ve karşı tarafın motivasyonunu anlamaya çalışmak da işin içinde. Bunların her biri masada özgüven olarak geri dönüyor. Hazırlıklı taraf soruları yönetiyor, hazırlıksız taraf ise cevap yetiştirmeye çalışıyor.
Bir başka boyut da alternatiflerle ilgili. Görüşme kötü giderse elinizde ne olduğunu bilmek, masadaki her kararın kalitesini değiştiriyor. Alternatifi olan satınalmacının ses tonu bile farklılaşıyor. Alternatifi olmayan ya da olduğunu bilmeyen satınalmacı ise her teklifi kabul edilebilir görmeye başlıyor. Aradaki fark çoğu zaman bilgiden değil, o bilgiyi görüşme öncesinde derli toplu ortaya koymaktan doğuyor.
Hazırlığın bir de takım boyutu var. Masaya birden fazla kişiyle oturuluyorsa kimin hangi konuyu üstleneceği, kimin dinleyip not alacağı ve zor anlarda sözü kimin toparlayacağı önceden konuşulmuş olmalı diye düşünüyoruz. Bu paylaşım yapılmadığında ekip üyeleri birbirinin cümlesini düzeltmeye başlıyor ve karşı taraf bu çatlağı hemen fark ediyor. Uyumlu bir ekip görüntüsü ise tek başına bir güç mesajı veriyor.
Müzakerenin kaderi çoğu zaman masada değil, masadan önceki haftalarda belirleniyor.
İyi Hazırlananlar Ne Kazanıyor
Bir gıda üreticisinin ambalaj müzakeresi bu açıdan öğretici bir örnek. Satınalma ekibi görüşmeden haftalar önce tedarikçinin hammadde maliyetlerindeki gevşemeyi, kapasite kullanım oranlarını ve bölgedeki alternatif üreticileri çalışmıştı. Masaya oturduklarında konuşma klasik bir fiyat pazarlığından çıkıp veri üzerinden ilerleyen bir görüşmeye dönüştü. Sonuçta yalnızca fiyat değil, ödeme koşulları ve teslimat esnekliği tarafında da kayda değer kazanımlar elde edildi.
Hizmet alımlarında da benzer bir tabloyu gözlemliyoruz. Bir lojistik firmasıyla yapılan depo hizmetleri görüşmesinde, satınalma tarafı sözleşme kapsamındaki hizmet seviyelerini ve geçmiş dönem performans verilerini önceden masaya koymuştu. Tedarikçi bu hazırlığı görünce müzakerenin zemini kendiliğinden değişti. Konuşma kimin haklı olduğu tartışmasından çıkıp ortak veriler üzerinden yürüyen bir değerlendirmeye evrildi. İki taraf da görüşmeden daha sağlam bir ilişkiyle ayrıldı.
İyi hazırlığın bir başka getirisi de iç cephede görülüyor. Hedefler iç müşterilerle önceden hizalandığında, masada ani geri adım baskısı azalıyor. Satınalmacı şirketin ortak sesini temsil ettiğini bildiği için daha rahat duruyor. Bu duruş karşı tarafça da hissediliyor ve görüşmenin tonunu değiştiriyor.
Hazırlığı Atlayanların Ödediği Bedel
Madalyonun diğer yüzü daha az konuşuluyor. Bir sanayi kuruluşunda yıllık bakım sözleşmesi görüşmesine yoğunluk nedeniyle dosyasız giren ekip, tedarikçinin sunduğu ilk teklifi referans almak zorunda kaldı. Çıpa karşı tarafın elindeydi ve görüşme boyunca o çıpanın etrafında dönüldü. Sonradan yapılan analiz, kabul edilen bedelin pazar ortalamasının belirgin biçimde üzerinde olduğunu gösterdi.
Hazırlanmayan taraf, müzakereyi karşı tarafın kurduğu sahnede oynuyor.
Zaman baskısı da hazırlıksız ekiplerin sık düştüğü bir tuzak olarak karşımıza çıkıyor. Görüşme tarihi yaklaştıkça analiz için ayrılan süre eriyince, masada verilen kararlar sezgiye kalıyor. Sezgi değerli bir şey, ancak verinin yerini tuttuğunu pek gözlemlemiyoruz.
Bir de daha sessiz bir kayıp var. Hazırlıksız girilen görüşmelerde elde edilen sonuçlar kurum içinde savunulması zor sonuçlar oluyor. Yönetim neden bu koşulların kabul edildiğini sorduğunda, elde dayanak olmadığı için cevaplar havada kalıyor. Bu durum satınalma ekibinin kurum içindeki itibarını da zamanla aşındırıyor. Oysa iyi bir hazırlık dosyası, sonuç ne olursa olsun kararın arkasında durmayı mümkün kılıyor.
Hazırlığı Sisteme Bağlamak
Fark yaratan ekiplerin ortak bir özelliği dikkatimizi çekiyor. Hazırlığı kişisel çabaya bırakmıyor, bir sisteme bağlıyorlar. Geçmiş müzakere notları, tedarikçi bilgileri, hedefler ve senaryolar tek bir yerde durduğunda hazırlık süresi kısalıyor ve hiçbir bilgi kişilerin hafızasında kaybolmuyor. Prucox Müzakere modülü gibi araçların tercih edilmesinin arkasında da bu ihtiyacı görüyoruz. Müzakere dosyası bireysel bir klasör olmaktan çıkıp kurumsal hafızaya dönüşüyor.
Sonuç olarak müzakereye hazırlık, satınalmacının kontrol edebildiği tek alan gibi görünüyor. Karşı tarafın tavrını, pazarın yönünü ve görüşme günü masada esen havayı kontrol edemiyoruz. Ancak masaya ne kadar çalışılmış geldiğimiz tamamen bizim elimizde. Deneyimlerimiz gösteriyor ki bu alanı ciddiye alan ekipler, sonuçlar kadar kurum içindeki güvenilirliklerini de büyütüyor. Hazırlık alışkanlığı bir kez yerleştiğinde, her yeni müzakere bir öncekinden daha sağlam bir zeminde başlıyor.
Eğitim Önerileri
Müzakereye hazırlığın bileşenlerini, strateji seçimini ve masa yönetimini derinlemesine ele aldığımız eğitimimize üç farklı formatta katılabilirsiniz. Canlı Zoom sınıfı için SA 204 Müzakerelere Bütünsel Bakış sayfasını inceleyebilirsiniz. Ekibinize özel bir program düşünüyorsanız kurumsal eğitim seçeneğine göz atabilirsiniz. Kendi hızınızda ilerlemeyi tercih edenler için çevrim içi eğitim her zaman açık.