Satınalmacılar arasında sürekli tartışılan satınalmanın içeriği ve sözü geçen farklı terimlerle ilgili bir özet bilgilendirme yapmak, ve belki de terimler üzerinde bir standartlaştırmaya ön ayak olmak istedik. Türkiye’de satınalma olarak geçen terim, İngilizce ’de farklı şekillerde kullanılıyor. Procurement, purchasing, sourcing gibi kelimelerin tamamının karşılığı bizde satınalma olarak geçiyor. Peki, bunlardan hangisi bizim bildiğimiz satınalma?
Terimleri Anlayalım
Procurement, satınalmanın baştan sona tamamına verilen isim. Yani aslında, kurumsal anlamda satınalma dediğimiz zaman bunun karşılığı procurement kelimesi. Peki, bizim yıllarca purchasing olarak öğrendiğimiz satınalma nedir? Purchasing satınalmanın malı sipariş etme, teslim alma, parasını ödeme kısmı, yani operasyonel, işlemsel tarafı. Sourcing olarak geçen terim ise, bizim dilimizde tedarik olarak kullanılıyor, alacağımız yeri bulma, tedarikçiye karar verme. Yani satınalma aslında üç farklı parçadan oluşuyor. Stratejik satınalma, tedarik ve operasyonel satınalma. Şimdi bunları inceleyerek neden bahsettiğimizi biraz daha detaylı açıklayalım.
Stratejik Satınalma
İlk olarak stratejik satınalmayla başlıyoruz. Stratejik satınalma, özet olarak şu anda ve gelecekte şirketimizin en iyi değeri elde etmesi için tedarik ve operasyonel satınalma stratejilerimizi oluşturduğumuz bir süreç. Bu süreç yaptığımız harcamaların detaylı bir analiziyle başlıyor. Daha sonra alım yaptığımız pazarı, kategorimizi ve tedarikçilerimizi analiz ediyoruz. Analizlerden elde ettiğimiz sonuçları kullanarak kategori stratejisi oluşturuyor, daha sonra bu stratejiyi uyguluyoruz. Başarılı bir satınalma stratejisi ancak doğru seçilmiş tedarikçiler ve iş ortakları ile mümkün olabilir. Bu süreci yönetebilmek için, stratejik satınalma konusunda yetkin ve yeterli sayıda kaynağa ihtiyacımız var. Sürekli gözden geçirmeler sayesinde stratejimizi güncel tutmalı ve iyileştirmeliyiz.
Tedarik
Bir diğer satınalma süreci ise tedarik. Daha önce belirttiğimiz gibi, tedarik mal ya da hizmetleri hangi tedarikçilerden alacağımıza karar verme süreci. Tedarik süreci ihalelere davet edeceğimiz tedarikçilerin belli değerlendirme kriterlerine göre belirlenmesiyle başlıyor. Seçtiğimiz tedarikçilerden RFI ve RFP gibi yöntemleri kullanarak ihtiyacımız olan bilgileri topluyoruz. Daha sonra uygun gördüğümüz tedarikçilerden teklif istiyor ve gelen teklifleri değerlendiriyoruz. Burada stratejik satınalmanın tedarik sürecinde en önemli girdilerden biri olduğunu belirtelim. Tedarikçi seçimi, ihale yöntemi belirleme, pazarlık planları gibi konularda hareket şeklimiz tamamen stratejik analizler sonrası yaptığımız planlara uygun olmalıdır. Yapılan teklif değerlendirme ve pazarlıklar sonrasında anlaşılan konuların sözleşmeye dökülmesi, ve anlaşılan mal veya hizmetlerin sözleşmeye uygun şekilde alındığından emin olunması tedarik sürecinin son basamakları.
Operasyonel Satınalma
Operasyonel satınalma aslen süreçlerle ilgilidir. Purchase to pay olarak da tanımlanan bu süreç basit gibi görünse de, satınalmanın en az diğer bölümleri kadar önemlidir. Bu süreç, ihtiyacın miktar, özellik ve zamanlama olarak belirlenmesi ve satınalma talebinin oluşturulmasıyla başlar, tedarik sürecinde belirlenen tedarikçiye satınalma siparişinin geçilmesiyle devam eder. Mal ya da hizmetin teslim alınması ve faturalama sonrası ödemeyle sona eren bu süreçte en önemli konu istisnasız her alımda aynı sürecin uygulanmasıdır. Operasyonel satınalma sürecinin belirli bir işlem sırasını takip etmek dışında en önemli konuları onay ve kontrol mekanizmasıdır. Burada doğru tasarlanmamış bir süreç satınalma sızıntısı dediğimiz kayıplara yol açar.
Evet, sizlere satınalmanın hepsi birbirinden önemli üç sürecini kısaca anlatmaya çalıştık. Görüşmek üzere!