Satınalma Sözleşmesi Riskleri: Kim Hangi Yükü Taşıyor?
Bir satınalma sürecinde en çok konuşulan başlık genellikle fiyat oluyor. Oysa imza atıldıktan sonraki aylarda şirketin gerçekte ne ödediğini belirleyen şeyin fiyattan çok satınalma sözleşmesi riskleri ve bu risklerin taraflar arasında nasıl paylaşıldığı olduğunu gözlemliyoruz.
Masada herkes kendi tarafındaki belirsizliği karşıya doğru itiyor. Kur hareketi, hammadde artışı, gecikme, ayıplı teslim, üçüncü kişi talebi, hepsi ya bir maddeye yazılıyor ya da yazılmadan bırakılıyor. Yazılmadan bırakılan riskin ise sessizce alıcının üstünde kaldığını düşünüyoruz.
Satınalma sözleşmesi riskleri neden fiyatın gölgesinde kalıyor
Fiyat bugün görülebilen, tek bir sayıya sığan bir şey. Risk ise geleceğe ve ihtimale ait. Satınalmacı tasarrufunu bu çeyrek raporluyor, riskin faturası ise çoğu zaman iki yıl sonra üretimin ya da hukukun masasına düşüyor. Aradaki bu zaman farkı, sözleşme maddelerini müzakerenin en az ilgi gören bölümü haline getiriyor.
Bunun bir bedeli var ve ölçülebiliyor. World Commerce and Contracting ile Icertis’in 750’den fazla kurumla yürüttüğü 2023 karşılaştırma çalışması, sözleşmelerde ortalama değer kaybının yüzde dokuza yaklaştığını ortaya koyuyor. Araştırmanın duyurusuna bu sayfadan ulaşılabiliyor. Binlerce sözleşme yöneten bir kurumda bu oranın ne anlama geldiğini düşünmek bile konuya bakışı değiştirmeye yetiyor.
Kaybın nerede oluştuğunu ise çoğu ekip kendi dosyalarında görebiliyor. Kapsamın tartışmaya açık kalması, teslim ölçüsünün tanımsız bırakılması, kullanılmayan haklar, fark edilmeden yenilenen sözleşmeler. Bunların her biri tek başına küçük görünüyor, bir araya geldiğinde ise yıllık bir kalem oluşturuyor.
Sözleşmede yazmayan risk ortadan kalkmıyor, yalnızca sahibi belirsiz kalıyor. Belirsiz kaldığında da genellikle parayı ödeyen tarafta duruyor.
Riski bilerek dağıtanlar ne kazanıyor
Riski bilinçli biçimde paylaştıran ekiplerde iki şey değişiyor. Birincisi, tedarikçi kendi üstlendiği riski fiyatlıyor ve bu fiyat konuşulabilir hale geliyor. İkincisi, sorun çıktığında tarafların ne yapacağı zaten kararlaştırılmış oluyor, kriz anında pazarlık yapmak gerekmiyor.
Sorumluluğun sınırı, gecikmenin sonucu ve kabul ölçüsü gibi başlıklar müzakerede en çok zaman alan yerler oluyor. Deneyimli tarafların enerjisini fiyatın son yüzde birine değil bu başlıklara ayırdığını gözlemliyoruz.
Bir başka kazanç da ilişkinin kendisinde ortaya çıkıyor. Riskin nerede durduğu açık olduğunda, taraflar birbirini suçlamak yerine sorunu çözmeye odaklanabiliyor. Sözleşmeyi yalnızca hukukun işi gibi görmeyen, teknik ekiple ve iç müşteriyle birlikte kurgulayan satınalma birimlerinin bu noktada belirgin biçimde rahat ettiğini gözlemliyoruz.
Tedarikçinin teklif fiyatında, sizin üstlenmediğiniz her riskin sessiz bir primi bulunuyor ve o primi yine siz ödüyorsunuz.
Riski kendi haline bırakanlar ne kaybediyor
Gecikme için bir ölçü tanımlanmamışsa, tedarikçi geciktiğinde elde konuşacak bir dayanak kalmıyor. Kabul kriterleri yazılmamışsa, teslim edilen malın uygun olup olmadığı tartışması iki tarafın da kazanamadığı bir yere gidiyor. Mücbir sebep maddesi başka bir sözleşmeden olduğu gibi taşınmışsa, o madde kendi işimizi değil başkasının işini koruyor.
Sonuç genellikle şu oluyor. Sözleşme dosyada duruyor, ilişki ise sözleşmeden bağımsız yürüyor. İyi günde bunun bir maliyeti görünmüyor. Kötü günde ise şirketin elinde yalnızca iyi niyet kalıyor.
Kaybın büyük kısmı da mahkemede değil, günlük işleyişte yaşanıyor. Tarafların yorum farkı her teslimde küçük bir sürtüşme üretiyor, ekipler bu sürtüşmeyi yönetmek için zaman harcıyor ve bu zamanın maliyeti hiçbir raporda görünmüyor. Sözleşmenin asıl işlevinin anlaşmazlığı kazanmak değil, anlaşmazlığın çıkmasını gereksiz kılmak olduğunu düşünüyoruz.
Sözleşme metni tedarikçi yönetiminin de dayanağı oluyor
Tedarikçi performansını ölçmek isteyen ekiplerin ilk baktığı yer sözleşme oluyor. Ölçü orada tanımlı değilse, performans görüşmesi karşılıklı izlenim paylaşımına dönüşüyor. Aynı şey iyileştirme ve inovasyon konuşmaları için de geçerli görünüyor. Tarafların ne verdiği ve ne beklediği yazılı olduğunda, ilişki daha rahat büyüyor.
Maddelerin yaşayan bir yapıya kavuşması tarafında da bir imkan var. Sözleşme yükümlülüklerinin, sürelerin ve yenileme tarihlerinin takip edilebilir hale geldiği bir düzende, riskin kimde olduğu sorusu her seferinde yeniden araştırılmıyor. Prucox sözleşme yönetimi modülünü de tam olarak bu ihtiyaç için kurguladık, çünkü sözleşmenin imzayla bitmediğini, asıl orada başladığını düşünüyoruz.
Eğitim önerileri
Bu konuyu, teklif toplamadan sözleşmenin imzalanmasına ve sonrasındaki kontrollere kadar bütün akışıyla ele aldığımız eğitimimiz SA-106 Teklif İhale ve Sözleşme Yönetimi. Canlı çevrim içi katılım için Zoom programımıza, ekibinizin tamamı için şirket içinde düzenlenen kurumsal programımıza, kendi hızınızda ilerlemek isterseniz çevrim içi programımıza göz atabilirsiniz. Bu eğitimin bir sonraki oturumu 9 Eylül 2026 tarihinde başlıyor.
Eylül ayının aynı haftalarında iki eğitimimiz daha var. Sözleşmedeki ölçüyü sahada işleten tarafla ilgilenenler için 17 Eylül tarihli SA-307 Tedarikçi Yönetimi eğitimimiz, sözleşme ve süreç takibini dijital tarafa taşımak isteyenler için 16 Eylül tarihli SA-305 Satınalmada Uygulamalı Dijitalleşme eğitimimiz açık. Üçünü birlikte düşünmenin, satınalma sözleşmesi riskleri konusunda kurum içinde kalıcı bir alışkanlık oluşturmaya yardımcı olduğunu gözlemliyoruz.