Teknoloji derken füze ve göz yaşartıcı kapsül atabilen, jet motorlu, titanyum zırhlı araçlardan bahsetmiyoruz elbette. Ama sadece basit belge akışı ve onayı ve teklif toplamayı dijital ortama alan, buna rağmen satınalma dijitalleşmesi yaptığını iddia eden satınalma platformlarından da bahsetmiyoruz.
Evet, süreçlerin dijital ortamda yürümesi bir satınalmacı için elbette çok önemli.
Hem onay mekanizmalarının satınalmacılara kaybettirdiği zamandan tasarruf edebilmek, hem de onaysız satınalmaların ve yetki aşımlarının önüne geçmek için bu tarz program ya da platformların kullanımlarını eğitimlerimizde sık sık öneriyoruz. Teklif toplamanın dijital ortama geçirilmesini de hem geçmiş verilere daha sonra kolay ulaşım açısından, hem de yine zaman tasarrufu sağlamak adına destekliyoruz. Hatta toplanan tekliflerin uygun durumlarda e-ihale olarak değerlendirilebileceği durumları da anlatıyoruz.
Tüm bu uygulamalar satınalmacılara belirli avantajlar sağlamakla birlikte iki konuda yetersiz kalıyorlar.
Bu yetersizliklerin birincisi, pek çok firmanın hali hazırda kullandıkları muhasebe – kaynak planlama programlarının zaten bu işlevlerin pek çoğunu yerine getiriyor olmaları ve dijitalleşme sağladığını iddia eden bu platformların fazla bir ek avantaj sağlamamaları. İkincisi ve en önemlisi ise, bu program ya da platformların satınalmacılara asıl katma değeri sağlayacak stratejik satınalma, tedarikçi performans yönetimi, sözleşme yönetimi, toplam maliyet yönetimi gibi alanlarda yetersiz kalmaları. Peki satınalma alanında teknolojiyi hakkıyla kullanmak için başka neler yapmak, ne gibi iyileştirmenin peşinde koşmak doğru olur?
“İnsanlara ne istediklerini sorsaydım aldığım yanıt daha hızlı atlar olurdu.” Henry Ford
Her ne kadar Henry Ford’un yukarıdaki ünlü sözleri söylediğine dair bir kanıt bulunmasa da yaklaşım ve uygulama olarak şirketinin tarzını güzel özetliyor: Gelişim için müşteri beklentilerinin ötesine geçmek, onlara gerçekte neyin yardımcı olabileceğini anlamak şart! Satınalma dijitalleşmesinde neye ihtiyaç duyulduğunu anlamak, onlara artı değer yaratacak fikirler üretebilmek için ise satınalma çalışanlarının yaşamlarını anlamak, onlara bulundukları düzlemin üzerinde bir vizyon üretebilmek gerekiyor. Hemen her alanda büyük gelişimlere imza atan yazılımcılara saygımız sonsuz olmakla birlikte ne yazık ki ortaya koydukları çözümler özellikle ülkemizde henüz bu noktada değil. İşin doğrusu satınalmayı en üst düzeyde tecrübe etmiş kişilerle yazılımcıların birlikte çalışması olurdu. Peki bu çalışmadan nasıl bir sonuç çıkmasını bekliyoruz? Birkaç örnek verelim:
Tedarikçi Performans Yönetimi
Tedarikçileri hem stratejik potansiyelleri hem de performanslarıyla değerlendirecek, onları dokuzlu tedarikçi modeline göre gruplayarak bir sistem satınalmacıların çok işine yarardı. Özellikle teslimat, fiyat, kalite gibi konularda tedarikçilerin geçmiş performanslarını ölçebilen, bir performans yönetim mantığında tedarikçilere ve satınalmacılara birlikte kullanabilecekleri, bunun yanında tedarikçi kaynaklı çeşitli kazanımların (ya da kayıpların) ölçülerek raporlanabileceği bir sistemden bahsediyoruz. Ne yazık ki satınalmacıların çoğu bu tip çözümlerin şu anda yetersiz olduğundan bahsediyorlar.
Stratejik Satınalma
Satınalmacıların pazar ve kategori analizleri yapmalarını, sonrasında oluşan kategori stratejisi ve uygulama planındaki aktivitelerin takibini sağlayacak, stratejik hedeflerde son durumu verecek, stratejilerin şirket sonuçlarına etkisini çoklu kullanıcı kontrolleriyle sağlayacak bir sisteme çok ciddi ihtiyaç var. Şu anda satınalmacılar ve şirket yöneticileri için stratejik satınalmanın biraz hava – cıva gibi algılanması aslında biraz da bu tip sonuç odaklı sistemlerin olmaması.
Toplam Maliyet
Her kategorinin kendine göre kullanıma kadar ve kullanım sonrası değer zinciri var. Emtia olarak algıladığımız pek çok mal için ve hatta pek çok hizmet için bu değer zinciri maliyetlerin tahmin ettiğimizden fazlasını oluşturuyor. Satınalmacıların hem bu değer zincirinin analizlerini yapabilecekleri, hem de buradan fiyat harici maliyet düşürme çalışmaları yapabilecekleri sistemlere ihtiyaçları oluyor. Bunu şu anda excel ile yapabiliyorlar ancak bu durumda hem analizler kişinin inisiyatifinde kalıyor, hem de şirket geneli bir standart tutturulamayabiliyor.
Sözleşme Yönetimi
Belki de satınalmacıların en kısa zamanda ve en çok ihtiyaç duydukları gelişim bu alanda. Satınalma sözleşmeleri doğru uygulanmadığı, sonuçları doğru takip edilmediği için özellikle endirekt satınalmalarda parasını verip karşılığını beklediğimiz kadar alamadığımız mal ya da hizmetlerde yaşanan kayıplar o kadar çok ki. Üstelik pek çok satınalmacı bunun farkında bile olmadan emekli oluyor. Olan da takip etmek için doğru bir sistemi olmadığı için elinden bir şey gelmiyor. Sözleşmeleri kağıt üzerinde ya da çeşitli veri tabanı bazlı programlarla takip etmek ise oldukça iş gücü gerektiriyor.
Peki bu çözümler piyasada var mı? Elbette var.ancak yazılım konusunda bu kadar gelişmeye, yaygınlaşmaya karşın hala bu işleri yapan programlar elit birkaç grubun elinde. Oysa en büyükten en küçüğüne kadar işini doğru yapmaya çalışan satınalmacıların elinde olsa, bu teknolojiler satınalmacıları günlük işlerden kurtatır, kahraman yapar.