1. Süreçleri Takip Edin
Satınalmanın doğru yapılabilmesi için en önemli konulardan biri şirketin doğru süreçlere sahip olması ve süreçlerin devamlı ve eksiksiz takip edilmesidir. a. Doğru bir satınalma süreci öncelikle güçlerin ayrımı prensibini sağlamalıdır. Yani, alınan mal ve hizmeti kullanan, satın alan, teslim alan ve ödeyen ayrı olmalı, her işlem noktasında ikiden fazla bölüm bir araya gelerek otokontrol yaratmalıdır b. Satınalma süreci şirket için en iyi değeri bulmalıdır. Bu değer her zaman en düşük maliyet değildir. Şirket için en önemli kriter yasal sınırlar içerisinde mal ve hizmetlerin işin devamını sağlayacak şekilde temin edilmesidir. Daha sonra bu mal ve hizmetlerin beklenen kalitede olmasıdır. Maliyet elbette önemlidir, ancak bunlardan sonra gelir. c. Satınalma süreçleri harcamanın mutlaka satınalma gözetiminde olmasını sağlamalıdır. Tüm departmanların kendilerinin alım yapmaları satınalma konusunda eğitilmiş kişilerin yetkinliklerini kullanamamak ve şirketin zarar etmesi anlamına gelir.
2. Ticareti Uluslararası Boyutta Düşünün
Alım yapacağınız mal ve hizmetin sadece ülkenizde bulunmadığını unutmayın ve kendinizi uluslararası ticaret konusunda geliştirin. a. Uluslararası piyasaları takip edin. Dünyada alım yaptığınız ya da onları etkileyebilecek alanlarda, para piyasalarında, emtia konularında neler olduğunu bilmeniz çok önemli. b. Ticaret yapacağınız ülkelerin kültürü, ticarete bakış açısı ve yaklaşımlarını anlayın. Kültür konusunda doğru yaklaşım sizin çok daha başarılı iş ilişkileri kurmanızı sağlayacaktır. c. Uluslararası ticaret ve teslim şekillerini çok iyi öğrenin. Birçok satınalmacı doğru teslim şeklini seçmediği için yüksek maliyet, geç teslimat ya da gereksiz risklerle yüz yüze gelmektedir. d. Hem kendi ülkeniz için, hem de uluslararası geçerli sözleşmeler konusunda kendinizi geliştirin. Sözleşmeler sizi beklenmedik risklerden koruyacaktır.
3. Toplam Maliyet Mantığı Kazanın
Aldığınız mal ya da hizmetin ömür boyu maliyetlerini anlamak sizi astarı yüzünden pahalı gelmesi gibi durumlardan koruyacaktır. a. Şirket finansal tablolarını anlayın. Alım yaptığınız alanlardaki başarı ve başarısızlıkların, fiyat, vade, stok miktarı gibi değişkenlerin şirketin hangi mali sonuçlarına nasıl etki yaptığını bilirseniz kararlarınızı daha sağlıklı verebilirsiniz. b. Alım yaptığınız mal ve hizmetlerin iç müşterileriniz tarafından kullanılırken verimlilik, kapasite kullanımı, enerji tüketimi, işçilik, fire, yedek parça vs. gibi hangi faktörleri etkilediğini anlayın. c. Aldığınız mal ya da hizmetin maliyet kırılımını anlamanız ve kaça malolabileceğini hesaplayabilmeniz sizin gereksiz yere yüksek fiyatlar ödemenizi veya kalitesiz alım yapmanızı önleyecektir. d. İki teklifi doğru karşılaştırmanız için ikisinin de tüm ömür boyu fiziksel ve finansal maliyetlerini ekleyerek aynı çizgiye getirmeniz gerektiğini unutmayın.
4. Pazarlıkta Önemli Olan Kazanmak Değildir
Birçok satınalmacı tedarikçileriyle ya da iç müşterileriyle yaptıkları pazarlıkları kazanılması gereken bir savaş olarak görürler. Oysa pazarlıkta önemli olan masadan kalkıldığında hedeflediğini almış olmaktır. a. Psikoloji konusunda bilgilenin. Masanın karşısında oturan kişilerin içinde bulunabileceği ruh halini anlayabilmeniz önemlidir. Toplantıları gergin ya da sakin bir havada geçirmek sizin kontrolünüzde olmalı. Her durumda güven duygusu yaratmak sizin avantajınıza olacağından bunu nasıl sağlayabileceğinizi bilmelisiniz. b. Pazarlığa başlamadan kendinizin ve karşı tarafın en iyi alternatif çözümlerini anlamak elde edebileceğiniz en iyi ya da en kötü sonuçları belirleyebilmek açısından çok önemlidir. Bu nedenle hem kendi tarafınızda, kem karşı tarafla ilgili toplayabileceğiniz tüm bilgileri toplayın. c. Vermenin de almak için bir yöntem olduğunu unutmayın. Ne zaman rekabetçi ne zaman iş birliği içerisinde olmanız gerektiğini anlamalısınız. İş birliği içerisinde de nasıl pazarlık yapılabileceğini öğrenin. d. Masadaki güç dengesini anlamak sizi başarıya çok daha yaklaştıracaktır. Birçok satınalmacı en zayıf olduğu durumda dahi alışık olduğu sert pazarlık tarzını sürdürmekte ve beklemediği sonuçlarla karşı karşıya kalmaktadır.
5. Stratejik Düşünün
Her zaman şu anda yaptığınız şekilde mi satınalma yapacaksınız? Bazı satınalma konularında iyileştirmeler çok daha uzun vadeli yaklaşımlar gerektirecektir. a. Strateji yapmayı öğrenin. Doğru bir strateji sadece uygulama planı değil, gerekli kaynaklar, risk yönetimi gibi birçok başka bakış açısı gerektirir. b. Alım yaptığınız konuda değer zincirini ve piyasaları iyi anlayın. Mal ya da hizmet size gelene kadar hangi maliyet seviyelerinden geçiyor ve hangi şirketler değer zincirinin ne kadarını kontrol ediyor? c. Ticari ve teknik konularda tasarruf potansiyelini detaylı bir şekilde belirlemek sizin olası en iyi sonucu almanızı sağlayacaktır. d. Stratejinizi oluşturduktan sonra çok detaylı bir uygulama planı yapın ve her adımını detaylı bir şekilde takip edin. Doğru uygulama olmadan stratejinin hiçbir anlamı yoktur.
6. Tedarikçilerinizle İlişkilerinizi Düzenleyin
Tedarikçileriniz başarıya giden yolda sizin en önemli kaynağınızdır. Bu kaynağı doğru kullanmak sizin için vazgeçilmezdir. a. Tedarikçilerinizin performansını ölçecek bir sistem yaratmalısınız. Kalite, teslim süresi, ek iş yükü oluşturma vs. konularında yapacağınız bu değerlendirme eleştirmek için değil, onları nasıl daha iyi performans gösterebilecekleri konusunda aydınlatmak için yapılmalıdır. b. Tedarikçilerinizi önemlerine göre sınıflandırmalı ve farklı gruplardaki tedarikçilerinizle farklı ilişkiler kurmalısınız. Stratejik tedarikçilerinizle uzun vadeli birliktelikler kurmak size birçok avantaj sağlayacaktır. c. Tedarikçileriniz yaptıkları işte sizden çok daha fazla bilgiye sahiptir. Bu bilgiden faydalanmak sizi rakiplerinize karşı çok daha avantajlı konuma getirecektir. Bu bilgilere erişmek ve kullanmak için gerekli ilişkileri ve sistemleri kurmalısınız.