Tedarikçi performansı şirketimizin iş sonuçlarını belki de en çok etkileyen faktör. Bu yüzden bir çoğumuz tedarikçilerimizin performanslarını sürekli olarak ölçmemiz gerektiği konusunda hemfikiriz. Ancak yeni bir tedarikçiyi devreye almak istediğimizde, elimizde kullanabileceğimiz ya da varsa mevcut tedarikçi ile karşılaştırma yapabileceğimiz bir veri bulunmuyor. Özellikle büyük çaplı projelerde sonuçları sözleşme maddeleriyle ne kadar garantiye almaya çalışırsak çalışalım, testi kırıldıktan sonra yapacağımız hiçbir şey satınalmacı olarak yaşayacağımız itibar kaybını önlemeyecektir. Bu yüzden, tedarikçi performans kayıtları, çok önemli ve vazgeçilmez olmakla birlikte, ne yeni, ne de eski tedarikçiler için yeterli bir değerlendirme kriteri olmayacaktır. Peki, bu durumda ne yapmak gerekiyor? Tedarikçi değerlendirme ve ön seçimi için kullanabileceğiniz kriterleri özetlemeye çalıştık:
1. Geçmiş Performans
Bu konuda elbette halen çalıştığınız tedarikçileriniz daha avantajlı. Ancak yeni tedarikçilerle ilgili de pek çok bilgi edinmeniz mümkün. Tedarikçilerden geçmişte yaptıkları işlerle ilgili referans isteyin. Elbette, bu referanslar sizin alacak olduğunuz mal ve hizmetlerle ilgili olmalıdır, yoksa tedarikçinin başka bir alanda başarılı olması bir şey ifade etmez. Yapacağınız alımın büyüklüğüne göre bu referansları arayıp konuşabilir, hatta yaptıkları işleri yerinde görmek için gerekirse iç müşterilerinizle birlikte bir ziyaret organize edebilirsiniz. Önemli olan söz konusu tedarikçilerin işlerini iç müşterinizi tatmin edecek şekilde yapabileceklerine ikna olmanızdır.
2. Altyapı
Tedarikçiniz ihtiyaç duyacağınız mal ya da hizmeti sağlama yetkinliğine sahip mi? Bunu üç şekilde değerlendirmelisiniz.
- Gerekli teknik alt yapısı var mı? Üretim ya da hizmet sırasında kullanacakları makine-ekipman teknolojik olarak ihtiyaçlarımızı karşılamaya yeterli mi? Burada tedarikçinizden marka ve modelleriyle birlikte makine – ekipman listesi isteyerek kontrol edebilirsiniz, ya da tesislerini ziyaret edebilirsiniz.
- Doğru insan kaynağına sahip mi? Hem sayısal, hem de yetkinlik olarak yeterli çalışanları barındırıyor mu? Alım büyüklüğüne göre bu konuda SGK verilerini kullanabilir, kritik görevlerde bulunacak çalışanların özgeçmişlerini isteyebilirsiniz.
- Süreç ve sistemleri yeterli mi? Her seferinde aynı hizmet kalitesini verebilmek ve iş akışını duraksamalar olmadan devam ettirebilmek için iş yönetim sistemleri var mı? Bu konuda ISO gibi belgeler isteyebilir, ya da gerekirse kendiniz denetim yapabilirsiniz.
3. Finansal Konular
Burada iki ana başlık sayabiliriz: Tedarikçinin sözleşmeniz boyunca işi kesintisiz devam ettirebilme yetkinliği ve yapılacak işin mali alt yapısını anlayabilmiş olması. Özellikle büyük miktarlı alımlarda ya da projelerde tedarikçinin önceden öngöremediği maliyetler nedeniyle batağa sürüklenip işi yarıda bırakması özellikle bizim ülkemizde hiç de az görülmeyen bir durum. Tedarikçinin finansal yapısını eğer halka açık ise periyodik raporlarından inceleyebilirsiniz. Ya da tamamen bağımsız bir denetçi tarafından hazırlanmış bir raporu tedarikçinizden talep edebilirsiniz. Bu konuda geçici ve kesin teminatlar da önemlidir, ancak doğrusu verdiğiniz parayı kurtarsa da, işin aksamasından kaynaklanacak zararları karşılamaktan çok uzak kalacaktır.
4. Risk Yönetimi
İşler beklenmedik şekilde ilerlerse, tedarikçiniz B planı oluşturacak yetkinlikte mi? Hava durumu beklenenden kötü olursa, bir afet durumunda tedarikçi tesislerinden biri (daha kötüsü tek tesisi) kullanılamaz hale gelirse, ithalatla ilgili yeni vergiler, farklı kurlar oluşursa, emtia fiyatlarında ani ve büyük oynamalar görülürse, tedarikçinizin ne yapmayı planladığını bilmek hakkınız. Bu yüzden risk yönetimi ve acil durum planlarını tedarikçinizden mutlaka sözleşme öncesi istemelisiniz.
5. Etik ve Yasal Konular
Pek çok şirket tedarikçileri çalışanlarının sigorta primlerini yatırmadığı için zor durumda kalmıştır. Tedarikçilerinizle ilgili yasal durumları sorgulayın. Sadece vergi borcu ya da prim borcu gibi maddi konuları değil, insan hakları, çocuk işçi, kaçak işçi ve çevre gibi konularda da hem yasalara, hem de etik çalışma ilkelerine uyup uymadıklarını kontrol edin. Bu bilgileri devletten alınan bazı belgelerle kontrol edebileceğiniz gibi, bu konuda bağımsız raporlar hazırlayan şirketlerle de çalışabilirsiniz.
