Bugün çeşitli disiplinlerle ilgili üniversitelerde okutulan pek çok kitabın aslında uzun zaman önce yayınlanmasına, gelişen bilgi kaynakları sayesinde bu içeriklere erişimin gayet kolay olmasına karşın, kimsenin internetten topladığı bilgilerle üniversite bitirmesi, mühendis, doktor, avukat olması mümkün değil. Bu bilgileri özümsemiş, daha önce gerçek hayatta kullanmış örneklerden öğrenmek çok büyük önem taşıyor.
Satınalma ile ilgili bilgiler de aynı şekilde uzun zamandır ulaşılabilir durumda. Zamanında “ileri derece” eğitim verenler bile (özellikle Satınalma Akademisi olarak eğitim içeriklerimizi detaylı paylaşmaya başladığımızdan beri) artık bu bilgilere ulaşmaya, içerik olarak belli bir standarda yaklaşmaya başladı.
Kraljic matrisi satınalma dünyasının stratejik satınalma alanında en temel içeriklerinden biri. Harward Business Review Eylül-Ekim 1983 sayısında Peter Kraljic’in “Purchasing Must Become Supply Management” yazısı yayınlandığından bu yana 37 yıl geçmiş. Hem yazının orijinali, hem de üzerine türetilmiş, geliştirilmiş belki yüzlerce yeni kavramla ilgili içerik dil bilenler için erişilebilir durumda. Peki, satınalma yöneticilerinin baş tacı olan bu kavramın gerçek anlamda fayda vermesi için uygulamada dikkat edilmesi gereken, bu kavramdan en yüksek verimin alınmasını sağlayacak noktalar nelerdir?
Verileriniz Kadar Varsınız
Toplam kalite kavramının yaratıcısı Edwards Deming “Veri olmadan fikri olan bir başka kişi olursunuz” derken aslında iş dünyasının HIPPO (Highest Paid Persons Opinion) bazlı kararlarına tepki veriyordu. Kraljic matrisi de bu açıdan bakıldığında karar vermek için pek çok kriter ortaya koyarken, uygulayanlar analizlerde kullanılacak verileri toplayamazlarsa doğru analiz yapmakta ve kararlar vermekte zorlanabiliyorlar. Stratejik satınalma yapmak için değil belki ama, hakkını verebilmek için kurumların veri altyapısı ve kurumsal sistemler açısından gelişmiş olmaları büyük fayda getiriyor. Dijital gelişim ve big data ile birlikte, (John Nash’in oyun teorisine 1950’de kattığı denge kavramı ile 2015’te Nobel Ödülü alması gibi) Kraljic Matrisi de çok başka bir anlam kazanacak.
Satınalmanın Konumu ve Kaynakları
Roma generali Scipio Africanus ünlü Zuma Muharebesinde zamanın yenilmez armadası Hannibal’i savaş zeminine gömmek üzere yola çıktığında arkasında Roma İmparatorluğu yoktu. Scipio bu efsanevi galibiyete giden yolda tüm organizasyonu tamamen kendi kayanaklarıyla gerçekleştirmiş, sonra kendisine inanan diğer Generallerin de katılımıyla Roma İmparatorluğu savaşın belki de kazanılabileceğine ikna olmuş ve savaşa “izin vermişti”. Bugün özellikle ülkemizde satınalma birimleri ne yazık ki hala stratejik satınalma yapabilmek için günlük işlerinden zaman ayırmaya, yöneticilerinden onay almaya çalışıyorlar. Satınalma birimlerini ticari ve operasyonel olarak ayırabilen şirketler Kraljic matrisinden ve stratejik satınalmadan en yüksek verimi alıyorlar. Ancak belki satınalma birimlerinin de Sicilya’da yoktan ordu var eden Scipio’dan öğrenecekleri şeyler var. Zamanımızın küçük bir kısmını ayırarak da olsa stratejik satınalmaya geçerek üst yönetimin dikkatini satınalmaya yönlendirecek başarılar elde etmek belki zor, ama imkansız değil. Başarılar daha çok kaynağı da arkasından getiriyor.
İşin Mutfağı
Ünlü şef ve restoran zinciri girişimcisi David Chang bir televizyon programında “Yumurta pişirirken bile, nasıl bir süreç uyguladığı ve nasıl organize olduğu size bir şefle ilgili çok şey anlatır” demişti. Peter Kraljic kariyerini ve elbette matrisini (uygulamalarıyla meşhur olsa da) bir danışmanlık şirketindeki çalışmalarıyla yarattı. Bu yüzden matrisi analiz ve karar mekanizmaları için verimli bir şekilde kullanan satınalmacıların uygulama için biraz fazla çaba harcamaları ve seçilen stratejinin kendilerine has uygulama dinamiklerinde nasıl sonuçlar vereceğini iyi kestirmeleri gerekiyor. Prusyalı general Clausewitz “Savaş Üzerine” kitabında sahada hiç bulunmamış kişilerin yaptığı stratejinin uygulayanları ne kadar zor durumda bıraktığından üzerine basa basa bahsediyor. Bu açıdan baktığımızda Kraljic Matrisi’ni uygulanabilir kılabilmek için tüm analizlerin, planların, taktiklerin ve elbette bu yönde alınacak eğitimlerin içerisinde hem doktor, hem de damdan düşenlerin olması çok önemli. Kitap okuyarak, araştırarak en fazla motivasyonel konuşmacı olursunuz, doktor, mühendis, avukat ya da satınalmacı değil.
Strateji İletişimi
Yüz binlerce kişilik ordular birbirleriyle savaşır, şehirleri, ülkeleri alır ya da savunur, çağları değiştirirken tarihe yazılan kazananların başarıları, güçlü oldukları alanlar ve doğru yaptıkları işler olur. Efsanevi liderler üretmeye çok eğilimli olan insanoğlu doğru yapılanları sayarken çoğunlukla yüzbinlerin koordine edilebilmesi, tek hedefe yöneltilmesi için yapılanları atlarlar. Clausewitz’in üzerinde durduğu bir önemli konu da savaş alanı iletişimidir. Strateji dehası Napoleon Bonaparte’ın Waterloo savaşını sahadaki birimleri iyi koordine olamadığı için kaybettiği çok bilinen bir gerçektir. Satınalma eğitimlerimizde ısrarla satınalma işinin sadece satınalma biriminin değil, tüm şirketin sorumluluğunda olduğunu anlatıyoruz. Ne tip aksiyonlar belirlemiş olursanız olun, tek başınıza sonuca gitmeniz mümkün değil. Bu yüzden stratejisini belirlemiş bir satınalma yöneticisi şirket içi koordinasyonu ve üst yönetim ile iletişimi çok iyi planlamalı.
Kraljic matrisi belki bir 40 yıl daha satınalma alanında büyük başarıların en büyük altyapısı olarak görev yapacak. Ancak bu aracın gerçek hayatta elle tutulur, gözle görülür sonuçlar vermesi ancak satınalma yöneticilerinin matrisi yaptıktan sonra uygulamaların hakkını vermesiyle mümkün.